Abwesenheitsanträge
Abwesenheitsanträge werden dazu verwendet um alle Abwesenheitsarten, die im TIME4 Backoffice als „Antragspflichtig“ gekennzeichnet sind, wie in der Regel Urlaub, zu beantragen. Abwesenheitsarten werden im TIME4 Backoffice unter Einrichtung -> Abwesenheitsarten definiert. Damit diese Abwesenheitsarten auf der App beantrag werden können, ist es erforderlich, dass neben dem aktivierten Haken Antragspflichtig die beiden Einstellungen Nicht auf App anbieten und Inaktiv ausgeschaltet sind.
Die Abwesenheitsanträge befinden sich auf der App im Seitenmenü unter dem gleichnamigen Menüpunkt.
In dem Moment, in dem sich die Seite öffnet, wird eine Kommunikation mit dem TIME4 Backoffice hergestellt. Alle erforderlichen Daten für die Beantragung einer Abwesenheit oder den aktuellen Stand der bereits beantragten Abwesenheiten werden in diesem Moment geladen.
Eine Internetverbindung ist daher zwingend erforderlich, um die Funktion nutzen zu können. Die Daten sind immer aktuell und bei dem Austausch zwischen der App und dem TIME4 Backoffice kommt es nicht zu unterschiedlichen Informationsständen bezüglich der gestellten Abwesenheitsanträge.
Die bereits gestellten Abwesenheitsanträge werden nach Datum absteigend sortiert aufgelistet.
Wenn die Liste der Anträge herabgezogen wird, werden die Daten aktualisiert.
Über das Plus Symbol am oberen rechten Bildschirmrand können neue Anträge gestellt werden.
Abwesenheitsanträge können insgesamt vier verschiedene Bearbeitungsstatus haben:
- Gelb steht für einen neuen Antrag, der noch nicht von einem Sachbearbeiter im TIME4 Backoffice bearbeitet wurde
- Grün steht für genehmigte Anträge
- Rot steht für abgelehnte Anträge
- Schwarz steht für stornierte Anträge
Das Genehmigungsverfahren der gestellten Anträge wird im TIME4 Backoffice bearbeitet.
Zur Antragserstellung oder -bearbeitung wird eine neue Seite geöffnet, in der eine Abwesenheitsart, wie zum Beispiel Urlaub oder Freizeit, sowie ein Start- und Endzeitpunkt ausgewählt werden muss. Optional kann eine Vertretung aus einer Liste aller auf dem Gerät befindlichen Mitarbeiter ausgewählt und eine Bemerkung erfasst werden. Eine Gruppenbuchungsberechtigung muss vorhanden sein, damit eine Vertretung gewählt werden kann. Wenn die Abwesenheitsart mit der Zeiteinheit Stunden erstellt wurde, ist es zusätzlich notwendig eine Festzeit hinzuzufügen.
Der genaue Status von bereits genehmigten, abgelehnten oder stornierten Anträgen kann eingesehen werden, indem der bestimmte Antrag aus der Liste aller Anträge ausgewählt wird. Solange sich der Antrag im Status der Bearbeitung befindet, können Anpassungen vorgenommen oder der Antrag über das Mülleimer Symbol am oberen rechten Bildschirmrand gelöscht werden.
Zusätzlich wird bei abgelehnten oder stornierten Anträgen angezeigt, von wem die Bearbeitung der Anträge im TIME4 Backoffice vorgenommen wurde und die dazugehörige Bemerkung.