Einführung

Rund um das Thema Schlechtwetter wurde das TIME4 Backoffice um zwei neue Funktionalitäten erweitert, um die Bedürfnisse im Schlechtwetterzeitraum zu erfüllen und die Arbeit mit TIME4 zu optimieren.

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Saison Arbeitszeitvereinbarung

Der Schlechtwetterzeitraum steht Jahr für Jahr fest. Die entsprechende Änderung im Backoffice ist nur einmal im Jahr durchzuführen und wird daher häufig vergessen.

Damit dies nicht mehr passieren kann, wurde ein neues Saison-Arbeitszeitmodell (Arbeitszeitvereinbarung) eingeführt.

Um dies zu nutzen, sind folgende Schritte durchzuführen:

Anlegen der neuen Vereinbarung

Über den Button Neu im Bereich Stammdaten à Arbeitszeitvereinbarungen.

Im folgenden Dialog die Vorlage Saison-Arbeitszeitmodell wählen und mit Anlegen fortfahren:

Reiter Allgemeines

Die Einstellungen im Reiter Allgemeines sind für beide Arbeitszeitmodelle gültig. Hier hinterlegte Einstellungen beziehen sich auf das Sommer- und das Wintermodell.

Reiter Arbeitszeitmodell (Sommer/Winter)

Die einzelnen Arbeitszeitmodelle können, wie aus den bisher bekannten Vorlagen, wie gewohnt definiert werden. Ergänzt wurde hier die Möglichkeit ein Beginn des Modells zu wählen.

Um zu definieren, wann ein Modell gültig ist, wurde das neues Auswahlfeld Saisonbeginn erstellt.

In diesem muss festgelegt werden, ob der Wechsel zu einem bestimmten Monat oder nach KW (Kalenderwoche) erfolgen soll:

Hinweis: Die Auswahl „Saisonbeginn“ (Monat oder Woche) muss in beiden Arbeitszeitmodellen gleich sein.

Der Wechsel von Sommer- auf Winterzeit kann nun nicht mehr vergessen werden! TIME4 wechselt zum definierten Stichtag automatisch.

Berechnungshilfe Schlechtwetter/SKUG

Bisher musste manuell ermittelt werden, ob eine erfasste Schlechtwetterbuchung als Saison Kurzarbeitergeld geltend gemacht werden konnte oder ob die Stunden das Überstundenkonto reduzieren sollen.

Um die Arbeit zu vereinfachen, wurde eine SKUG-Berechnungshilfe eingeführt. Damit diese in der Zeiterfassung genutzt werden kann, sind folgende Konfigurationen zwingend notwendig:

Bestimmung der Abwesenheitsarten

(Einrichtung/Abwesenheitsarten)

Schlechtwetter (kann auch vom Mitarbeiter gebucht werden)

Hinweis: Eine Abwesenheitsart mit der dahinterliegenden Zeitart mit der Bewertung "Unbezahlte Abwesenheiten" reduziert das Überstundenkonto.

SKUG (wird im Backoffice angepasst/gebucht)

Hinweis: SKUG Buchungen werden vom Lohnprogramm bei der Agentur für Arbeit beantragt.

Lohnarten

(Einrichtung/Lohnarten)

Hinterlegen Sie bei Bedarf die entsprechenden Lohnarten in den Berechnungsregeln.

Firmeneinstellungen

(Einrichtung/Firma)

Aktivieren des TIME4 Schlechtwettermodells in den Firmenstammdaten im Reiter Allgemeines durch das aktivieren der Checkbox "Nutzung Schlechtwettermodell". Erst durch diesen Schritt wird die neue Funktion "Berechnungshilfe SKUG" in der Zeiterfassung aktiviert.

In den Feldern der Abwesenheiten die vorher angelegten Abwesenheitsarten hinterlegen.

Arbeitszeitvereinbarungen

(Stammdaten/Arbeitszeitvereinbarungen)

Untergrenze für das Überstundenkonto festlegen.

Nun sind die Einrichtungsarbeiten abgeschlossen.

Im laufenden Monats wird bei witterungsbedingtem Ausfall in der Schlechtwetterperiode immer SW/Schlechtwetter gebucht.  Am Ende des Monats werden über den neuen Button "Berechnungsvorschlag SKUG" nun ganz einfach die SKUG-Stunden durch TIME4 für den selektierten Monat erfasst.

Zuerst wird das negative Überstundenkonto ausgeglichen und alle weiteren SW-Stunden auf SKUG umgebucht. Dabei werden sowohl Überstunden, die evtl. im Laufe des Monats anfallen, als auch die Vorgabe, dass erst ab einer vollen Stunde pro Tag SKUG beantragt werden kann, berücksichtigt.

Kurzanleitung zur Bedienung des Berechnungsvorschlags

(Zeitverwaltung/Zeiterfassung)

1. Mitarbeiter auswählen
2. Ansicht Monat wählen
3. Buchungen auf Richtigkeit überprüfen
4. Button „Berechnungsvorschlag SKUG“ klicken
5. Messagebox mit „ok“ bestätigen
6. Der Vorschlag zur Berechnung von SKUG wird Ihnen ausgewiesen.

Wenn Sie im Anschluss noch Änderungen in der Zeiterfassung vornehmen, können Sie die Berechnungshilfe erneut starten. Die Berechnungshilfe kann mehrmals pro Monat verwendet werden und funktioniert auch bei bereits genehmigten Buchungen.

Viel Spaß beim Ausprobieren und Testen! Wenn Sie Unterstützung benötigen, sind wir gerne für Sie da.