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Schlechtwetter mit TIME4 (Arbeitszeitmodell & Berechnungshilfe)

Kundenservice
  • Aktualisiert
Schlechtwetter mit TIME4: Saison-Arbeitszeitvereinbarung & SKUG-Berechnungshilfe

Schlechtwetter mit TIME4: Saison-Arbeitszeitvereinbarung & SKUG-Berechnungshilfe

Einführung

Rund um das Thema Schlechtwetter wurde das TIME4 Backoffice um zwei neue Funktionalitäten erweitert, um die Bedürfnisse im Schlechtwetterzeitraum zu erfüllen und die Arbeit mit TIME4 zu optimieren.

Wenn Du Fragen hast, melde Dich bei unserem Support und lass Dich unterstützen – oder nutze das Video‑Tutorial.

Inhaltsverzeichnis

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Saison-Arbeitszeitvereinbarung

Der Schlechtwetterzeitraum steht Jahr für Jahr fest. Die entsprechende Änderung im Backoffice ist nur einmal im Jahr durchzuführen und wird daher häufig vergessen.

Damit das nicht mehr passieren kann, wurde ein neues Saison‑Arbeitszeitmodell (Arbeitszeitvereinbarung) eingeführt.

Anlegen der neuen Vereinbarung

Lege die Vereinbarung über den Button Neu im Bereich Stammdaten → Arbeitszeitvereinbarungen an. Wähle im folgenden Dialog die Vorlage Saison‑Arbeitszeitmodell und fahre mit Anlegen fort.

Reiter Allgemeines

Die Einstellungen im Reiter Allgemeines gelten für beide Arbeitszeitmodelle. Einstellungen, die Du hier hinterlegst, beziehen sich auf das Sommer‑ und das Wintermodell.

Reiter Arbeitszeitmodell (Sommer/Winter)

Die einzelnen Arbeitszeitmodelle kannst Du – wie aus den bisher bekannten Vorlagen – wie gewohnt definieren. Ergänzt wurde die Möglichkeit, einen Beginn des Modells zu wählen.

Um zu definieren, wann ein Modell gültig ist, gibt es das neue Auswahlfeld Saisonbeginn. Dort legst Du fest, ob der Wechsel zu einem bestimmten Monat oder nach KW (Kalenderwoche) erfolgen soll:

Monat Wechsel zum ersten des gewählten Monats (z. B. 01. Dezember).
Wähle dafür den gewünschten Monat aus der Auswahlliste im Feld Beginn ab Monat.
KW Wechsel zum ersten Tag der gewählten Kalenderwoche (z. B. KW 49 = 05. Dezember).
Trage dafür die Kalenderwoche als Zahl im Feld Beginn ab KW ein.
Hinweis
Die Auswahl „Saisonbeginn“ (Monat oder Woche) muss in beiden Arbeitszeitmodellen (Sommer und Winter) gleich sein.

Der Wechsel von Sommer‑ auf Winterzeit kann damit nicht mehr vergessen werden: TIME4 wechselt zum definierten Stichtag automatisch.

Berechnungshilfe Schlechtwetter/SKUG

Bisher musste manuell ermittelt werden, ob eine erfasste Schlechtwetterbuchung als Saison‑Kurzarbeitergeld (SKUG) geltend gemacht werden konnte oder ob die Stunden das Überstundenkonto reduzieren sollen.

Zur Vereinfachung wurde eine SKUG‑Berechnungshilfe eingeführt. Damit Du sie in der Zeiterfassung nutzen kannst, sind die folgenden Konfigurationen zwingend notwendig.

Bestimmung der Abwesenheitsarten

(Einrichtung → Abwesenheitsarten)

Schlechtwetter (kann auch von Mitarbeitenden gebucht werden)

Zeiteinheit Auffüllen bis zur Sollzeit
Antragspflichtig Ja, wenn die Abwesenheit „Schlechtwetter“ von Mitarbeitenden über die App (ab Version 5.00) gebucht werden soll.
Zeitart Schlechtwetter
Erfassung durch: Alle
Zeitbewertung: Unbezahlte Abwesenheit
Hinweis
Eine Abwesenheitsart mit einer dahinterliegenden Zeitart mit der Bewertung „Unbezahlte Abwesenheit“ reduziert das Überstundenkonto.

SKUG (wird im Backoffice angepasst/gebucht)

Zeiteinheit Stunden
Antragspflichtig Ja, wenn die Abwesenheit „Schlechtwetter“ von Mitarbeitenden über die App (ab Version 5.00) gebucht werden soll.
Zeitart SKUG
Erfassung durch: Abteilungsleitung
Zeitbewertung: Bezahlte Abwesenheit
Hinweis
SKUG‑Buchungen werden vom Lohnprogramm bei der Agentur für Arbeit beantragt.

Lohnarten

(Einrichtung → Lohnarten)

Hinterlege bei Bedarf die entsprechenden Lohnarten in den Berechnungsregeln.

Firmeneinstellungen

(Einrichtung → Firma)

Aktiviere das TIME4 Schlechtwettermodell in den Firmenstammdaten im Reiter Allgemeines durch das Aktivieren der Checkbox „Nutzung Schlechtwettermodell“. Erst dadurch wird die neue Funktion „Berechnungshilfe SKUG“ in der Zeiterfassung aktiviert.

Hinterlege anschließend in den Feldern der Abwesenheiten die zuvor angelegten Abwesenheitsarten.

Arbeitszeitvereinbarungen

(Stammdaten → Arbeitszeitvereinbarungen)

Lege eine Untergrenze für das Überstundenkonto fest. Nun sind die Einrichtungsarbeiten abgeschlossen.

Monatsprozess: SW buchen & SKUG vorschlagen lassen

Im laufenden Monat wird bei witterungsbedingtem Ausfall in der Schlechtwetterperiode immer SW/Schlechtwetter gebucht. Am Ende des Monats erfasst TIME4 über den neuen Button „Berechnungsvorschlag SKUG“ die SKUG‑Stunden für den selektierten Monat.

Zuerst wird das negative Überstundenkonto ausgeglichen, anschließend werden alle weiteren SW‑Stunden auf SKUG umgebucht. Dabei berücksichtigt TIME4 sowohl Überstunden, die ggf. im Laufe des Monats anfallen, als auch die Vorgabe, dass SKUG erst ab einer vollen Stunde pro Tag beantragt werden kann.

Kurzanleitung zur Bedienung des Berechnungsvorschlags

(Zeitverwaltung → Zeiterfassung)

  1. Mitarbeitende auswählen
  2. Ansicht Monat wählen
  3. Buchungen auf Richtigkeit überprüfen
  4. Button „Berechnungsvorschlag SKUG“ klicken
  5. Messagebox mit „ok“ bestätigen
  6. Der Vorschlag zur Berechnung von SKUG wird angezeigt

Wenn Du im Anschluss noch Änderungen in der Zeiterfassung vornimmst, kannst Du die Berechnungshilfe erneut starten. Die Berechnungshilfe kann mehrmals pro Monat verwendet werden und funktioniert auch bei bereits genehmigten Buchungen.

Viel Spaß beim Ausprobieren und Testen! Wenn Du Unterstützung brauchst, sind wir gerne für Dich da.

Quickcheck

Quickcheck anzeigen
  • Saison‑Arbeitszeitvereinbarung wurde über Stammdaten → Arbeitszeitvereinbarungen mit der Vorlage Saison‑Arbeitszeitmodell angelegt.
  • Im Reiter Allgemeines sind die grundlegenden Einstellungen gepflegt (gelten für Sommer und Winter).
  • Sommer‑ und Wintermodell sind im Reiter Arbeitszeitmodell definiert.
  • Saisonbeginn ist in beiden Modellen identisch (Monat oder KW).
  • Abwesenheitsart Schlechtwetter ist konfiguriert: Zeiteinheit Auffüllen bis zur Sollzeit; Zeitart „Schlechtwetter“ mit Erfassung durch Alle und Zeitbewertung Unbezahlte Abwesenheit.
  • Abwesenheitsart SKUG ist konfiguriert: Zeiteinheit Stunden; Zeitart „SKUG“ mit Erfassung durch Abteilungsleitung und Zeitbewertung Bezahlte Abwesenheit.
  • Bei Bedarf sind Lohnarten in den Berechnungsregeln hinterlegt (Einrichtung → Lohnarten).
  • In den Firmenstammdaten ist „Nutzung Schlechtwettermodell“ aktiviert (Einrichtung → Firma), und die Abwesenheitsarten sind in den Abwesenheitsfeldern hinterlegt.
  • In den Arbeitszeitvereinbarungen ist eine Untergrenze für das Überstundenkonto festgelegt.
  • Im laufenden Monat wird witterungsbedingter Ausfall als SW/Schlechtwetter gebucht; am Monatsende wird der Berechnungsvorschlag SKUG ausgeführt.

FAQ

FAQ anzeigen

Warum gibt es eine Saison‑Arbeitszeitvereinbarung?
Damit der Wechsel zwischen Sommer‑ und Wintermodell zum definierten Stichtag automatisch erfolgt und nicht mehr vergessen werden kann.

Was bedeutet „Saisonbeginn“ und welche Optionen gibt es?
„Saisonbeginn“ definiert, wann TIME4 zwischen den Modellen wechselt: entweder zum ersten Tag eines gewählten Monats oder zum ersten Tag einer gewählten Kalenderwoche (KW).

Warum muss die Auswahl „Saisonbeginn“ in Sommer und Winter identisch sein?
Damit die Logik für den automatischen Wechsel eindeutig ist und TIME4 zuverlässig zum definierten Stichtag umstellt.

Warum reduziert „Schlechtwetter“ das Überstundenkonto?
Wenn die Zeitart hinter der Abwesenheitsart mit „Unbezahlte Abwesenheit“ bewertet ist, reduziert die Buchung das Überstundenkonto.

Wer kann SKUG buchen?
SKUG wird im Backoffice angepasst/gebucht und ist typischerweise auf die Erfassung durch die Abteilungsleitung begrenzt.

Kann die Berechnungshilfe mehrfach im Monat genutzt werden?
Ja. Du kannst sie nach Änderungen erneut starten. Sie kann mehrmals pro Monat verwendet werden und funktioniert auch bei bereits genehmigten Buchungen.

Was berücksichtigt TIME4 beim Berechnungsvorschlag?
TIME4 gleicht zuerst ein negatives Überstundenkonto aus, bucht danach weitere SW‑Stunden auf SKUG um und berücksichtigt dabei auch ggf. anfallende Überstunden sowie die Vorgabe „SKUG erst ab voller Stunde pro Tag“.

Was hat es mit „Antragspflichtig“ (App ab Version 5.00) auf sich?
Aktiviere „Antragspflichtig“ bei den Abwesenheitsarten, wenn die Buchung durch Mitarbeitende über die App (ab Version 5.00) möglich sein soll.

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