Benutzerrollen und Rechte in TIME4

Rollen und Nutzer sind zentrale Elemente, um Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten in TIME4 klar zu definieren und zu organisieren. Ein*e Nutzer*in ist eine Person oder ein System, das auf die Software zugreift und mit ihr interagiert. Je nach zugewiesenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten können unterschiedliche Berechtigungen und Einschränkungen gelten.

Grundlagen

In TIME4 werden Zugriffe und Zuständigkeiten über Rollen geregelt. Nutzer*innen greifen auf TIME4 zu und erhalten je nach Rolle genau die Funktionen und Rechte, die für die jeweiligen Aufgaben vorgesehen sind.

Hinweis: Rollen steuern nicht nur, welche Bereiche sichtbar sind, sondern auch, wie Funktionen genutzt werden dürfen – abhängig von den Stammdaten und Einstellungen.

Rollen im Überblick

Mitarbeitende: Standardrolle für Nutzer*innen
Vorarbeiter (nur mit AddOn Baustellenplaner): Verantwortlich für Einsatz und Kolonne, Einsätze können zugewiesen werden.
Abteilungsleitung: Bearbeiten und Freigeben von Zeiten und Abwesenheiten in der eigenen Abteilung.
Personalsachbearbeitung: Wie Abteilungsleitung, zusätzlich Zugriff auf alle Mitarbeitenden des Mandanten sowie Stammdaten und Im-/Export.
Administrator: Vollzugriff auf zugewiesene Mandanten und Funktionsbereiche, jedoch ohne Zeiterfassung als Mitarbeitendenobjekt.
Besondere Rollen: Bediener (Admin-Rechte) und Erfasser (Zugriff aus ERP und Terminal).

Hinweis: Mitarbeitende sind die zentrale Ressource in TIME4. Mit Ausnahme von Administratoren und Erfassern startet jede*r Nutzer*in grundsätzlich als Mitarbeiter*in und kann bei Bedarf mit erweiterten Rechten ausgestattet werden.

Details zu den einzelnen Rollen

Mitarbeitende

Mitarbeitende stellen die zentrale Ressource in TIME4 dar. Mit Ausnahme von Administratoren und Erfassern beginnt jede*r Nutzer*in als Mitarbeiter*in. Bei Bedarf kann ein*e Mitarbeiter*in mit erweiterten Rechten ausgestattet werden (siehe weitere Rollen). Mitarbeitende sind immer als Objekt in der Mitarbeitendenliste vorhanden.

In der Weboberfläche (Backoffice) steht Mitarbeitenden eine vereinfachte Benutzeroberfläche zur Verfügung, die alle notwendigen Funktionen bietet. Welche Funktionen genutzt werden können und wie, wird in den Firmen- und Mitarbeiterstammdaten definiert.

Hinweis: Wenn du bei Mitarbeitenden fehlende Funktionen bemerkst, prüfe zuerst die Firmen- und Mitarbeiterstammdaten, weil dort die nutzbaren Funktionen und die Nutzungsart festgelegt werden.

Vorarbeiter (nur mit AddOn Baustellenplaner)

Vorarbeiter (auch Polier oder Kolonnenführer) sind Mitarbeitende, denen im AddOn Baustellenplaner (Einsatzplaner) Einsätze zugewiesen werden können. Vorarbeiter tragen die Verantwortung für einen Einsatz und die zugehörige Kolonne.

In der Weboberfläche wird Vorarbeitern eine Bauleiterübersicht angezeigt, die einen umfassenden Überblick über die zugewiesenen Projekte bietet.

Hinweis: Diese Rolle ist nur nutzbar, wenn das AddOn Baustellenplaner (Einsatzplaner) im Einsatz ist.

Abteilungsleitung

Abteilungsleitungen tragen die Verantwortung für die Mitarbeitenden in der zugewiesenen Abteilung. Sie haben alle notwendigen Rechte, um Zeiten und Abwesenheiten der Abteilung zu bearbeiten und freizugeben.

Zusätzlich besteht Zugriff auf verschiedene Masken in den Bereichen Zeitverwaltung, Abwesenheiten und Auswertungen. Stammdatenpflege und Änderungen an Datenbank-Konfigurationen sind für Abteilungsleitungen nicht möglich.

Hinweis: Wenn du Stammdaten bearbeiten oder Im-/Export-Funktionen nutzen musst, ist dafür typischerweise die Rolle Personalsachbearbeitung vorgesehen.

Personalsachbearbeitung

Personalsachbearbeitende besitzen alle Rechte einer Abteilungsleitung – mit dem Unterschied, dass Zugriff auf alle Mitarbeitenden des jeweiligen Mandanten besteht.

Zusätzlich können Stammdaten bearbeitet sowie Im-/Export-Funktionen (z. B. Lohnexport) genutzt werden. Änderungen an Datenbank-Konfigurationen sind auch für Personalsachbearbeitende nicht möglich.

Hinweis: Diese Rolle eignet sich besonders, wenn du mandantenweit arbeiten musst (alle Mitarbeitenden im Mandanten) und zusätzlich Stammdaten sowie Exporte/Importe benötigst.

Administratoren

Administratoren haben Zugriff auf alle Mandanten, die ihnen in den Bedienern zugewiesen sind, und können sämtliche Funktionsbereiche ohne Einschränkung nutzen.

Administratoren werden nicht als Mitarbeitendenobjekt in der Datenbank erfasst – daher werden keine Zeiten für Administratoren erfasst. Eine Anmeldung in der App mit dem Admin-Zugang ist nicht möglich.

Hinweis: Wenn App-Zugriff benötigt wird, nutze dafür einen regulären Nutzerzugang (als Mitarbeiter/Rolle nach Bedarf), da der Admin-Zugang nicht in der App verwendet werden kann.

Besondere Rollen: Bediener und Erfasser

Neben den Standardrollen gibt es besondere Rollen:

Bediener: Admin-Rechte.
Erfasser: Nutzer für den Zugriff aus ERP und Terminal.

Hinweis: Nutze Erfasser gezielt für Integrations-/Erfassungszugriffe (ERP/Terminal)

Quickcheck

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Prüfe, welche Rolle der*dem Nutzer*in aktuell zugewiesen ist (Mitarbeitende, Abteilungsleitung, Personalsachbearbeitung, Administrator etc.).
Wenn Funktionen fehlen oder eingeschränkt sind: Prüfe die Firmen- und Mitarbeiterstammdaten, da dort definiert ist, welche Funktionen genutzt werden können und wie.
Wenn es um Einsätze im Baustellenplaner geht: Stelle sicher, dass das AddOn Baustellenplaner aktiv ist und die Rolle Vorarbeiter tatsächlich verwendet wird.
Wenn es um App-Zugriff geht: Beachte, dass eine Anmeldung in der App mit dem Admin-Zugang nicht möglich ist.
Wenn Zugriff aus ERP oder Terminal benötigt wird: Nutze die besondere Rolle Erfasser.
Wenn mandantenübergreifend gearbeitet werden muss: Prüfe, welche Mandanten den Administratoren in den Bedienern zugewiesen wurden.

Hinweis: Wenn du zwar die passende Rolle gesetzt hast, aber Rechte weiterhin fehlen, liegt die Ursache häufig in den Firmen- und Mitarbeiterstammdaten (Definition der nutzbaren Funktionen und Nutzungsart).

FAQ

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Warum starten fast alle Nutzer*innen als Mitarbeitende?

Mitarbeitende sind die zentrale Ressource in TIME4. Jede*r Nutzer*in beginnt – außer Administratoren – als Mitarbeiter*in. Bei Bedarf können später erweiterte Rechte über weitere Rollen vergeben werden.

Wo wird festgelegt, welche Funktionen Mitarbeitende nutzen dürfen?

In der Weboberfläche (Backoffice) haben Mitarbeitende eine vereinfachte Benutzeroberfläche mit allen notwendigen Funktionen. Welche Funktionen genutzt werden können und wie (z. B. bearbeiten oder nur ansehen), wird in den Firmen- und Mitarbeiterstammdaten definiert.

Wofür ist die Rolle Vorarbeiter gedacht?

Vorarbeiter (auch Polier oder Kolonnenführer*in) sind Mitarbeitende, denen im AddOn Baustellenplaner (Einsatzplaner) Einsätze zugewiesen werden können. Sie tragen die Verantwortung für einen Einsatz und die zugehörige Kolonne und sehen in der Weboberfläche eine Bauleiterübersicht für ihre Projekte.

Was ist der Unterschied zwischen Abteilungsleitung und Personalsachbearbeitung?

Abteilungsleitungen verantworten Mitarbeitende ihrer zugewiesenen Abteilung und können Zeiten und Abwesenheiten dort bearbeiten und freigeben. Personalsachbearbeitende haben zusätzlich Zugriff auf alle Mitarbeitenden ihres Mandanten, können Stammdaten bearbeiten und Im-/Export-Funktionen (z. B. Lohnexport) nutzen. Datenbank-Konfigurationen können beide Rollen nicht verändern.

Warum wird für Administratoren keine Zeit erfasst?

Administratoren werden nicht als Mitarbeitendenobjekt in der Datenbank erfasst. Daher werden für sie keine Zeiten erfasst. Zusätzlich ist eine Anmeldung in der App mit dem Admin-Zugang nicht möglich.

Welche „besonderen Rollen“ gibt es?

Es gibt u. a. die Rolle Bediener (Admin-Rechte) sowie Erfasser als Nutzer für den Zugriff aus ERP und Terminal.