TIME4: Zeitkontenkonfiguration (ZKK)

Zeitkontenkonfiguration (ZKK) in TIME4

Mit der Zeitkontenkonfiguration (ZKK) steuerst Du, wie bereits vorhandene Zeiten verarbeitet werden: Du kannst Zeiten verschieben, reduzieren, erhöhen, entfernen, multiplizieren oder in andere Zeitkonten kopieren. Zeiten, die über App, Web oder andere Kanäle erfasst werden, werden dabei verschiedenen „Töpfen“ (z. B. Lohnarten, Überstundenkonto, IST‑Zeit) zugeordnet.

Hinweis
Eine Zeitkontenkonfiguration wird in der Arbeitszeitvereinbarung hinterlegt. Wenn dort keine ZKK definiert ist, greift die voreingestellte Standardkonfiguration.

Wichtiger Hinweis
Sobald Du in der Arbeitszeitvereinbarung eine ZKK hinterlegst, wird die Standardregel automatisch deaktiviert. Wenn Du das Standardverhalten beibehalten willst, musst Du eine entsprechende Regel in der ZKK nachbilden.

Inhaltsverzeichnis

Einführung
Konfiguration
Aufbau der Zeitkontenkonfigurations-Maske
Konten
Konten: Allgemeine Angaben
Konten: Zeitkonten
Regeln
Regeln: Allgemeine Angaben
Regeln: Quelle
Regeln: Ziel
Regeln: Übertrag
Regeln: Buchungstexte
Regeln: Zuschläge
Überprüfung und Anwendung
Quickcheck
FAQ

Einführung

Die ZKK ermöglicht das gezielte Bearbeiten von Zeiten, die bereits in Zeitkonten („Töpfen“) vorhanden sind. Du kannst damit z. B. Werte verschieben, löschen, multiplizieren oder in andere Zeitkonten kopieren. Bei Bedarf legst Du zusätzliche Zeitkontoarten an, damit neue Werte verarbeitet werden können.

Zeitkontoarten legst Du unter Berechnung → Zeitkontoarten an (Abkürzung und Beschreibung).

Hinweis
Die Standardregel sorgt dafür, dass tägliche Mehrarbeit (positive oder negative Werte) automatisch auf das Überstundenkonto gebucht wird. Beispiel: +0,5 Stunden am ersten Tag und −4,25 Stunden am Folgetag werden addiert und dem Überstundenkonto gutgeschrieben.

Konfiguration

Du öffnest die Zeitkontenkonfiguration über Berechnung → Zeitkontenkonfiguration.

Über den Button + legst Du eine neue ZKK an. Dabei kannst Du eine Vorlage auswählen oder eine komplett neue ZKK‑Vorlage erstellen.

Button: Neue ZKK anlegen — Neue Zeitkontenkonfiguration anlegen

Verfügbare Vorlagen:

Übertrag Überstundenkonto: Die Mehrarbeitszeit des Tages wird auf das Überstundenkonto geschoben.
10 Überstunden inklusive: Die ersten 10 Überstunden des Monats werden gelöscht (mit dem Gehalt abgegolten).
<Leer>: Neue ZKK ohne Regeln.

Hinweis
Zeitkontenkonfigurationen können nur von Administrator*innen angelegt und gepflegt werden.

Aufbau der Zeitkontenkonfigurations-Maske

Eine ZKK besteht aus zwei Bereichen: Konten und Regeln.

Konten

Allgemeine Angaben

Unter Allgemeine Angaben vergibst Du ein Kürzel und eine Bezeichnung. Zusätzlich solltest Du die gewünschte Funktionalität im Feld Bemerkung so detailliert wie möglich beschreiben.

Zeitkonten

Im Bereich Zeitkonten wählst Du Zeitkonten aus, die Du zuvor unter Zeitkontoarten angelegt hast. Nur ausgewählte Zeitkonten werden in der ZKK berücksichtigt.

Hinweis
Lege das Intervall fest, in dem Werte verarbeitet werden:

Monat: Verarbeitung am Ende des Abrechnungsmonats.
Woche: Verarbeitung am Ende jeder Kalenderwoche. Wenn ein Monat an einem Freitag endet, erfolgt die Verarbeitung erst am Sonntag, dem 2. des Folgemonats.

Regeln

Im Bereich Regeln definierst Du die Berechnungen, die mit der ZKK ausgeführt werden. Du kannst mehrere Regeln nacheinander anlegen, um auch komplexe Berechnungen abzubilden.

Reihenfolge der Abarbeitung (grundsätzlich nach Zeitraum):

Berechnungsergebnis: wird täglich abgearbeitet.
Woche: wird am Ende der Kalenderwoche abgearbeitet.
Monat: wird am Ende des Kalendermonats abgearbeitet.

Eine neue Regel fügst Du über den Button „+“ im Regelbereich hinzu.

Button: Regel hinzufügen — Neue Regel hinzufügen

Allgemeine Angaben (Regel)

Name: Name der Regel.
Bezeichnung: Beschreibung der Regel.
Exportlohnart: erforderlich, wenn im Bereich Ziel als Zieltyp Export gewählt wird.

Quelle

In der Quelle legst Du fest, woher die Werte dieser Regel stammen.

Quellentyp

Arbeitszeitkonto: Werte werden – abhängig vom Quellwert Zeitkonto – vom Überstundenkonto (Standardzeitkonto) abgegriffen.
Berechnungsergebnis: Werte aus der Zeiterfassung (siehe Quellwert Berechnungsergebnis), wird täglich erstellt.
Ohne: Es wird keine Quelle berücksichtigt.
Zeitkonto: Quelle ist ein weiteres Zeitkonto aus dem Bereich Zeitkonten; auch hier gilt der Quellwert Zeitkonto und das definierte Intervall.

Quellwert Zeitkonto

Dieser Wert ist notwendig, wenn als Quellentyp Arbeitszeitkonto oder Zeitkonto gewählt wurde. Bei einem weiteren Zeitkonto werden die Werte im definierten Intervall (Woche/Monat) entnommen.

Saldo Gesamt: gesamter Bestand des gewählten Kontos.
Saldo Zeitraum: Bestand innerhalb des definierten Zeitraums (z. B. Zu-/Abgang im Monat).

Beispiel Überstundenkonto: Saldo Gesamt (Neuer Stand) — Überstundenkonto: „Neuer Stand“ entspricht Saldo Gesamt

Beispiel Überstundenkonto: Saldo Zeitraum (Zu-/Abgang im Monat) — Überstundenkonto: „Zu-/Abgang im Monat“ entspricht Saldo Zeitraum

Quellwert Berechnungsergebnis

Dieser Wert ist notwendig, wenn als Quellentyp Berechnungsergebnis gewählt wurde.

IST‑Zeit: IST‑Zeit des Tages aus der Zeiterfassung.
Mehrarbeitszeit: Mehrarbeitszeit des Tages (kann positiv oder negativ sein).
SOLL‑Arbeitszeit: SOLL‑Zeit des Tages aus der Zeiterfassung.
Zusatzfeld 1 bis 5: variable Werte aus Berechnungsskripten.

Beispiel: Mehrarbeitszeit (positiv oder negativ)

Beispiel: SOLL-Arbeitszeit — Beispiel: SOLL‑Arbeitszeit

Quellzeitkontoart

Dieses Feld ist notwendig, wenn als Quellentyp Zeitkonto gewählt wurde.

Ziel

Im Ziel legst Du fest, wohin die ermittelten Werte verschoben werden.

Zieltyp

Arbeitszeitkonto: Werte werden auf das Überstundenkonto (Standardzeitkonto) geschoben.
Export: Werte werden als Lohnart exportiert.
Ohne: Werte werden gelöscht.
Zeitkonto: Werte werden auf ein Zeitkonto aus dem Bereich Zeitkonten geschoben.

Zielzeitkontoart

Dieses Feld ist notwendig, wenn als Zieltyp Zeitkonto gewählt wurde.

Übertrag

Im Bereich Übertrag definierst Du den Wertebereich, der in dieser Regel verarbeitet wird.

Untergrenze

Fester Wert: fest definierter Wert (xx,xx).
Aus freiem Personalfeld: Untergrenze entspricht einem Wert aus einem freien Datenfeld in den Mitarbeiterstammdaten (Reiter „Freie Datenfelder“).

Obergrenze

Fester Wert: fest definierter Wert (xx,xx).
Aus freiem Personalfeld: Obergrenze entspricht einem Wert aus einem freien Datenfeld in den Mitarbeiterstammdaten (Reiter „Freie Datenfelder“).

Faktor

Faktor, mit dem der Wert aus Ober‑/Untergrenze multipliziert wird. Ein Faktor kann positiv oder negativ sein.

Buchungstexte

In den Buchungstexten definierst Du Texte, die auf dem Stundenzettel oder in Auswertungen (weitere Zeitkonten) angezeigt werden, wenn eine Regel greift.

Text Buchung Abgang: Text, wenn ein Wert einem Konto abgezogen wird.
Text Buchung Zugang: Text, wenn ein Wert einem Konto gutgeschrieben wird.
Text Zuschlag Abgang: Text zu einem Zuschlag mit positivem Faktor.
Text Zuschlag Zugang: Text zu einem Zuschlag mit negativem Faktor.

Zuschläge

Zusätzlich zu den Buchungen im Ziel kannst Du Werte mit einem Zuschlag versehen.

Zuschlag Faktor: Faktor, mit dem der Wert aus Ober‑/Untergrenze als Zuschlag verarbeitet wird (positiv oder negativ möglich).
Zuschlag Zieltyp: Ziel für den Zuschlag: Arbeitszeitkonto, Export, Ohne oder Zeitkonto.
Zuschlag Zielzeitkontoart: erforderlich, wenn als Zuschlag Zieltyp Zeitkonto gewählt wurde.
Zuschlag Exportlohnart: erforderlich, wenn als Zuschlag Zieltyp Export gewählt wurde.

Überprüfung und Anwendung

Nachdem Du die ZKK erstellt hast, solltest Du alle Regeln und Aktionen sorgfältig prüfen. Anschließend kannst Du die Konfiguration aktivieren und auf Mitarbeitende anwenden.

Die erfassten Zeiten werden dann gemäß den definierten Regeln in die jeweiligen Zeitkonten verarbeitet. Bitte beachte: Diese Anleitung beschreibt das Grundprinzip – die konkrete Ausgestaltung kann je Anforderung variieren.

Quickcheck

Quickcheck anzeigen

Die benötigten Zeitkontoarten wurden unter Berechnung → Zeitkontoarten angelegt (Abkürzung und Beschreibung).
Die ZKK wurde unter Berechnung → Zeitkontenkonfiguration erstellt (Vorlage gewählt oder „<Leer>“ verwendet).
Im Bereich Konten sind Kürzel, Bezeichnung und Bemerkung gepflegt.
Im Bereich Zeitkonten sind nur die relevanten Konten ausgewählt und das Intervall (Woche/Monat) ist korrekt gesetzt.
Im Bereich Regeln sind Quelle, Ziel, Übertrag, Buchungstexte und ggf. Zuschläge vollständig und konsistent definiert.
Wenn die Standardregel weiterhin gelten soll: entsprechende Regel ist in der ZKK nachgebildet (Standardregel wird sonst deaktiviert).
Die ZKK wurde geprüft, aktiviert und der passenden Arbeitszeitvereinbarung zugeordnet.

FAQ

FAQ anzeigen

Was ist eine Zeitkontenkonfiguration (ZKK)?
Eine ZKK ist ein Regelwerk, mit dem vorhandene Zeiten in TIME4 weiterverarbeitet werden (verschieben, löschen, multiplizieren oder in andere Zeitkonten kopieren).

Warum sehe ich nach dem Hinterlegen einer ZKK andere Ergebnisse als vorher?
Beim Hinterlegen einer ZKK in der Arbeitszeitvereinbarung wird die Standardregel automatisch deaktiviert. Wenn Du das Standardverhalten brauchst, musst Du es in der ZKK als Regel nachbauen.

Wann werden Regeln ausgeführt?
Abhängig vom Zeitraum: Berechnungsergebnis täglich, Wochenregeln am Ende der Kalenderwoche, Monatsregeln am Ende des Kalendermonats.

Wann brauche ich „Exportlohnart“?
Wenn Du im Ziel (oder beim Zuschlag‑Ziel) den Zieltyp „Export“ auswählst.

Was bedeuten „Saldo Gesamt“ und „Saldo Zeitraum“?
Saldo Gesamt ist der gesamte Bestand eines Kontos; Saldo Zeitraum ist der Bestand im definierten Zeitraum (z. B. Zu-/Abgang im Monat).