Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Konfiguration
3. Aufbau der Zeitkontenkonfigurations-Maske
   1. Konten
      1. Allgemeine Angaben
      2. Zeitkonten
   2. Regeln
      1. Allgemeine Angaben
      2. Quelle
      3. Ziel
      4. Übertrag
      5. Buchungstexte
      6. Zuschläge
4. Überprüfung und Anwendung

Einführung

Die Zeitkontenkonfiguration in TIME4 ermöglicht das Verschieben, Reduzieren, Erhöhen oder Entfernen von bereits existierenden Zeiten. Die von den Mitarbeitern über die App, das Web oder andere Kanäle erfassten Zeiten werden verschiedenen "Töpfen" zu, wie z.B. Lohnarten, Überstundenkonto oder IST-Zeit zugeordnet.

Wenn bereits Zeiten in einem dieser Töpfe vorhanden sind, kann auf sie zugegriffen und ein Teil davon verschoben, gelöscht, multipliziert oder in einen anderen "Topf" kopiert werden. Gegebenenfalls müssen zusätzliche "Töpfe" erstellt werden, um dort andere Werte zu verarbeiten.

Dies erfolgt über Berechnung --> Zeitkontoarten, wo ein neues Zeitkonto (ein neuer "Topf") mit Abkürzung und Beschreibung angelegt wird.

Eine Zeitkontenkonfiguration wird immer in der Arbeitszeitvereinbarung hinterlegt. Falls dort keine spezifische Zeitkontenkonfiguration definiert wurde, greift standardmäßig eine vor eingestellte Konfiguration.

Diese Standardregel sorgt dafür, dass tägliche Mehrarbeit (positive oder negative Werte) automatisch auf das Überstundenkonto gebucht wird.

Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag bspw. 0,5 Stunden Mehrarbeit hat und am nächsten Tag -4,25 Stunden Mehrarbeit, werden diese Werte automatisch addiert und dem Überstundenkonto gutgeschrieben.

Wenn eine Zeitkontenkonfiguration in der Arbeitszeitvereinbarung hinterlegt wird, wird diese Standardregel automatisch deaktiviert! Um die Standardregel beizubehalten, muss eine entsprechende Regel in der Zeitkontenkonfiguration definiert werden.

Konfiguration

Die Zeitkontenkonfiguration kann über das Seitenmenü Berechnung --> Zeitkontenkonfiguration aufgerufen werden.

Durch Klicken auf den Button kann eine neue ZKK angelegt werden. Dabei kann eine bereits vorhandene Vorlage gewählt werden oder eine komplett neue ZKK-Vorlage erstellt werden.

Aus folgenden Vorlagen kann gewählt werden:

1. Übertrag Überstundenkonto: Die Mehrarbeitszeit des Tages wird auf das Überstundenkonto geschoben.
2. 10 Überstunden inklusive: Die ersten 10 Überstunden des Monats werden gelöscht (sind mit dem Gehalt abgegolten).
3. <Leer>: Es wird eine neue ZKK ohne Regeln angelegt.

Zeitkontenkonfigurationen können nur von Administratoren angelegt und gepflegt werden.

Aufbau der Zeitkontenkonfigurations-Maske

Die Zeitkontenkonfigurationen bestehen aus zwei Bereichen: Konten und Regeln.

Konten

Allgemeine Angaben

Unter Allgemeine Angaben sind beschreibende Kürzel und Bezeichnungen zu vergeben. Des Weiteren sollte die gewünschte Funktionalität der Zeitkontenkonfiguration detailliert im Feld Bemerkung beschrieben werden. 

Zeitkonten

Im Bereich Zeitkonten können zuvor erstellte Zeitkonten aus den Zeitkontoarten ausgewählt werden. Nur ausgewählte Zeitkonten werden in der entsprechenden Zeitkontenkonfiguration berücksichtigt. Es ist wichtig, das Intervall festzulegen:

• Monat: Die Werte aus diesem Zeitkonto werden am Ende des Abrechnungsmonats verarbeitet.
• Woche: Die Werte werden am Ende jeder Kalenderwoche verarbeitet. Wenn ein Monat an einem Freitag endet, erfolgt die Verarbeitung erst am Sonntag, dem 2. des Folgemonats.

Regeln

Im Bereich "Regeln" werden die eigentlichen Berechnungen festgelegt, die mit der Zeitkontenkonfiguration durchgeführt werden sollen. Es können mehrere Regeln nacheinander definiert werden, um komplexe Berechnungen durchzuführen.

Die Regeln werden vom Grundsatz her nach den gewählten Zeiträumen abgearbeitet:

• Berechnungsergebnis: Wird täglich abgearbeitet
• Woche (siehe Zeitkonten): Wird am Ende der Kalenderwoche abgearbeitet
• Monat (siehe Zeitkonten): Wird am Ende des Kalendermonats abgearbeitet

Eine (neue) Regel kann über den Button hinzugefügt werden und besteht aus den folgenden Elementen:

Allgemeine Angaben

Name

Der Name der einzelnen Regel

Bezeichnung

Die Beschreibung der einzelnen Regel

Exportlohnart

Muss gewählt werden wenn im Bereich Ziel der Zieltyp Export gewählt wurde

Quelle

In der Quelle wird der Ursprung der relevanten Werte dieser Regel festgelegt. 

Quellentyp

• Arbeitszeitkonto: Die Werte werden je nach Einstellung im Bereich Quellwert Zeitkonto vom Überstundenkonto (Standardzeitkonto) abgegriffen. 
• Berechnungsergebnis: Werte aus der Berechnung aus der Zeiterfassung (siehe auch Quellwert Berechnungsergebnis). Wird täglich erstellt.
• Ohne: Es wird keine Quelle berücksichtigt.
• Zeitkonto: Quelle der Werte ist ein weiteres Zeitkonto aus dem Bereich Zeitkonten im Reiter Konten. Auch hier wird der Quellwert Zeitkonto berücksichtigt.

Quellwert Zeitkonto

Muss gewählt werden, wenn im Quellentyp Arbeitszeit-/ oder Zeitkonto gewählt wurde. Handelt es sich beim Quellentyp um ein weiteres Zeitkonto werden die Werte dem, im Intervall (siehe Zeitkonten) definierten Zeitraum, entnommen.

• Saldo Gesamt: Gesamter Bestand auf dem gewählten Konto. Beim Überstundenkonto stellt der Neuer Stand den Saldo Gesamt dar:
  
• Saldo Zeitraum: Beim Überstundenkonto ist der Saldo Zeitraum der Zu-/Abgang im Monat (hier Oktober):
  
  

Quellwert Berechnungsergebnis

Muss gewählt werden wenn im Quellentyp Berechnungsergebnis gewählt wurde.

• IST-Zeit: Die IST-Zeit des Tages aus der Zeiterfassung.
  
  
• Mehrarbeitszeit: Die Mehrarbeitszeit des Tages aus der Zeiterfassung. Die Mehrarbeit kann positiv wie negativ sein!
  
  
• SOLL-Arbeitszeit: Die SOLL-Zeit des Tages aus der Zeiterfassung.
  
  
• Zusatzfeld 1 bis 5: Variable Werte aus den Berechnungsskripten.

Quellzeitkontoart

Muss gewählt werden, wenn im Quellentyp Zeitkonto gewählt wurde.

Ziel

Im Ziel wird festgelegt, wohin die ermittelten Werten verschoben werden sollen.

Zieltyp

Hier muss angegeben werden, wohin die Werte aus der gewählte Quelle geschoben werden sollen.

• Arbeitszeitkonto: Die Werte werden auf das Überstundenkonto (Standardzeitkonto) geschoben.
• Export: Die Werte werden exportiert (in Form einer Lohnart).
• Ohne: Die Werte werden gelöscht (ins Nirvana verschoben).
• Zeitkonto: Die Werte werden auf ein Zeitkonto aus dem Bereich Zeitkonten im Reiter Konten geschoben.

Zielzeitkontoart

Muss gewählt werden wenn, im Zieltyp Zeitkonto gewählt wurde.

Übertrag

Im Übertrag wird der Wertebereich bestimmt, welcher in dieser Regel berücksichtigt werden soll.

Untergrenze

Legt die Untergrenze der zu verarbeitenden Werte fest. Die Regel greift erst, wenn die definierte Untergrenze erreicht wurde.

• Fester Wert: Fest definierter Wert (xx,xx).
• Aus freiem Personalfeld: Die Untergrenze entspricht dem Wert aus einem freien Datenfeld in den Mitarbeiterstammdaten im Reiter Freie Datenfelder.

Obergrenze

Legt die Obergrenze der zu verarbeitenden Werte fest. Die Regel greift nur bis die definierte Obergrenze erreicht wurde.

• Fester Wert: Fest definierter Wert (xx,xx).
• Aus freiem Personalfeld: Die Obergrenze entspricht dem Wert aus einem freien Datenfeld in den Mitarbeiterstammdaten im Reiter Freie Datenfelder.

Faktor

Faktor, mit dem der Wert aus der Ober-/ und Untergrenze multipliziert werden soll. Ein Faktor kann positiv wie negativ sein.

Buchungstexte

In den Buchungstexten können Texte definiert werden, welche auf dem Stundenzettel oder in der Auswertung der Weiteren Zeitkonten angezeigt werden, wenn eine Regel greift.

• Text Buchung Abgang: Buchungstext, wenn ein Wert einem Konto abgezogen wird.

• Text Buchung Zugang: Buchungstext, wenn ein Wert einem Konto gutgeschrieben wird.

• Text Zuschlag Abgang: Buchungstext zu einem Zuschlag (Bereich Zuschläge) mit positiven Faktor.

• Text Zuschlag Zugang: Buchungstext zu einem Zuschlag (Bereich Zuschläge) mit negativem Faktor.

Zuschläge

Zusätzlich zu den Buchungen (Zieltyp wurde gewählt) können die Werte mit einem Zuschlag versehen werden.

Zuschlag Faktor

Faktor mit dem der Wert aus der Ober-/ und Untergrenze als Zuschlag verarbeitet werden soll. Ein Faktor kann positiv wie negativ sein.

Zuschlag Zieltyp

Hier kann angegeben werden, wohin der Zuschlag geschoben werden soll.

• Arbeitszeitkonto: Der Zuschlag wird auf das Überstundenkonto (Standardzeitkonto) geschoben.
• Export: Der Zuschlag soll in Form einer Lohnart ausgegeben werden.
• Ohne: Der Zuschlagswert wird gelöscht.
• Zeitkonto: Der Zuschlag wird auf ein Zeitkonto geschoben.

Zuschlag Zielzeitkontoart

Muss gewählt werden wenn im Zuschlag Zieltyp Zeitkonto gewählt wurde.

Zuschlag Exportlohnart

Muss gewählt werden wenn im Zuschlag Zieltyp Export gewählt wurde.

Überprüfung und Anwendung

Nachdem die Zeitkontenkonfiguration erstellt wurde, sollte sie sorgfältig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Regeln und Aktionen korrekt definiert sind. Anschließend kann die Konfiguration aktiviert und auf die Mitarbeiter angewendet werden.

Die Zeiten, die von den Mitarbeitern erfasst werden, werden dann gemäß den festgelegten Regeln und Aktionen in den entsprechenden Zeitkonten verarbeitet.

Bitte beachten Sie, dass dies nur eine allgemeine Anleitung zur Zeitkontenkonfiguration ist und die tatsächliche Vorgehensweise je Anforderung variieren kann.