Durch Spesengruppen kann gesteuert werden, welche Mitarbeiter welche Spesenarten erfassen dürfen.
Des Weiteren werden den Mitarbeitern nicht mehr alle Spesenarten angezeigt.
Spesengruppen - Anlage und Pflege
Um die Spesengruppen zu definieren, wird es einen neuen Menüpunkt für Administratoren und Personalsachbearbeiter geben:
Spesengruppen
Eine neue Spesengruppe wird über den Button 
("Ribbonbar") angelegt.
Das Duplizieren einer bereits vorhanden Spesengruppen ist ebenfalls möglich. (Das Programmverhalten entspricht dem Standard in anderen Funktionsbereichen in TIME4.)
Die Ansicht orientiert sich bei den Spesengruppen an den Tätigkeitsgruppen. Die Eingaben sind daher identisch.
Das Duplizieren einer bereits vorhanden Spesengruppen ist ebenfalls möglich. (Das Programmverhalten entspricht dem Standard in anderen Funktionsbereichen in TIME4.)
Die Ansicht orientiert sich bei den Spesengruppen an den Tätigkeitsgruppen. Die Eingaben sind daher identisch.
Zur Auswahl in der Tabelle „Spesen“ stehen dann die Spesen, die in der Datenbank hinterlegt wurden.
Eine neue Spese wird über den Button
Im Auswahldialog, welcher über die 
aufgerufen werden kann, wird dann die entsprechende Spesenart ausgewählt und zur Tabelle hinzugefügt.
Über das
Mitarbeiterzuordnung
Spesengruppen werden einem Mitarbeiter über die neue Tabelle „Spesengruppen“ in den Mitarbeiterstammdaten zugeordnet. Wie bei den Tätigkeitsgruppen können hier mehrere Spesengruppen hinterlegt werden, die dann gleichzeitig gültig sind.
Über das 
in der letzten Spalte der Tabelle kann eine Spesengruppe endgültig aus der Tabelle entfernt werden. Alternativ kann eine Spesengruppe auch als Inaktiv gekennzeichnet werden.
Wurde einem Mitarbeiter keine Spesengruppe zugeordnet, kann dieser alle Spesenarten buchen.
Auswirkungen Spesengruppen
Die hinterlegten Spesengruppen haben Auswirkungen auf folgende Erfassungsmasken:
- Zeiterfassung
- Nacherfassung
- Kolonnenerfassung
- Die App
Zeiterfassung
Nutzer/Verhalten
- Mitarbeiter: Es können nur die Spesenarten erfasst werden, die dem eingeloggten Mitarbeiter in den Spesengruppen zugeordnet sind (siehe Screenshot).
- Abteilungsleiter: Es gelten die Spesengruppen, die bei dem Mitarbeiter hinterlegt sind für den eine Buchung eine Erfasst werden soll.
- Personalsachbearbeiter: Es können alle Spesenarten erfasst werden.
- Administrator: Es können alle Spesenarten erfasst werden.
Nacherfassung
Nutzer/Verhalten
- Mitarbeiter: Es können nur die Spesenarten erfasst werden, die dem eingeloggten Mitarbeiter in den Spesengruppen zugeordnet sind.
- Abteilungsleiter: Es können nur die Spesenarten erfasst werden, die dem eingeloggten Mitarbeiter in den Spesengruppen zugeordnet sind.
- Personalsachbearbeiter: Es können alle Spesenarten erfasst werden.
- Administrator: Es können alle Spesenarten erfasst werden.
Kolonnenerfassung
Nutzer/Verhalten
- Vorarbeiter/Polier: Da es sich bei der Kolonnenerfassung um eine reine Erfassungsmaske handelt, können hier nur die Spesengruppen berücksichtigt werden, die beim Polier hinterlegt worden sind.
Auswirkung auf die App
Nutzer/Verhalten
- Mitarbeiter: Es können nur die Spesenarten erfasst werden, die dem eingeloggten Mitarbeiter in den Spesengruppen zugeordnet sind.