TIME4 App – Kontakte-Funktion
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Inhalte in der App
- Aktivierung & Steuerung
- Hinweise & Grenzen
- Check nach der Aktivierung
- Quickcheck
- FAQ
Verwandte Artikel
- Adressen‑Grundlagen & Datenfluss: PASST → Terminplaner → TIME4
- Lieferadresse korrekt anlegen & Terminadresse sicher in TIME4 anzeigen
Einführung
Die Kontakte-Funktion ermöglicht dir in der TIME4-App den Zugriff auf eine zentrale Kundenakte. Du erhältst schnelle Einblicke in wichtige Informationen – auch ohne aktiven Vorgang oder Termin.
Dazu gehören beispielsweise Adressdaten, Ansprechpartner, Vorgänge oder offene Posten. Welche Inhalte angezeigt werden, steuerst du über die App-Konfiguration.
Inhalte in der App
Die Kontakte-Funktion ist in mehrere Reiter unterteilt, die unterschiedliche Informationen bereitstellen.
- Adresse: inklusive Bemerkungen (z. B. „besser vormittags erreichbar“)
- Ansprechpartner: mit Telefon, E-Mail und individuellen Hinweisen
- Debitordaten: z. B. Liefersperre, Zahlungsbedingungs-ID oder Preiskennzeichen
- Vorgänge: Übersicht zu Belegen (Art, Betreff, Nummer, Summen – ohne Detailkalkulation)
- Offene Posten: Anzeige abhängig von der jeweiligen Zahlungssituation
Aktivierung & Steuerung
Die Kontakte-Funktion wird vollständig über die App-Konfiguration gesteuert und kann gezielt für unterschiedliche Rollen angepasst werden.
- Pfad: Backoffice → App-Konfiguration → Aufgaben & Kontakte
- Funktion aktivieren
- Sichtumfang je Rolle definieren (z. B. nur Adresse/Ansprechpartner anzeigen, Vorgänge oder offene Posten ausblenden)
Die Inhalte der Kontakte-Funktion sollten gezielt auf die jeweilige Rolle abgestimmt werden, um nur relevante Informationen bereitzustellen.
Hinweise & Grenzen
-
E-Mail-Vorschläge beim Berichtsabschluss: Die vorgeschlagene E-Mail-Adresse wird aus der Kunden- bzw. Lieferadresse übernommen – nicht aus den Ansprechpartner-Daten.
→ Falls erforderlich, muss die korrekte Adresse manuell ausgewählt werden. -
Datenschutz: Die Kontakte-Funktion zeigt alle Adressen aus dem PASST-Adressstamm an.
- Ein pauschales Ausblenden von Mitarbeiter-Adressen ist derzeit nicht möglich
- Empfehlung: Sichtumfang über die App-Konfiguration einschränken und intern klar regeln
Prüfe die Datenschutzanforderungen deines Unternehmens und begrenze die angezeigten Inhalte entsprechend.
Check nach der Aktivierung
Nach der Einrichtung solltest du die Konfiguration unbedingt testen, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen wie gewünscht greifen.
- Mit einem Testnutzer die Sicht je Rolle prüfen (z. B. Adresse vs. Vorgänge)
- Berichtsabschluss testen und prüfen, ob die vorgeschlagene E-Mail-Adresse korrekt ist
Quickcheck
Wenn die Kontakte-Funktion nicht wie erwartet funktioniert, prüfe folgende Punkte:
- Keine Inhalte sichtbar: Funktion in der App-Konfiguration nicht aktiviert
- Zu viele Daten sichtbar: Rollen-Sichtumfang nicht korrekt eingeschränkt
- Falsche E-Mail beim Versand: Es wird die Adress-E-Mail verwendet
- Datenschutzproblem: Adressstamm wird vollständig angezeigt → Konfiguration prüfen
- Inhalte fehlen: Daten im PASST-System nicht vollständig gepflegt
FAQ
Warum sehe ich alle Adressen aus PASST?
Die Kontakte-Funktion greift auf den vollständigen PASST-Adressstamm zu. Eine Einschränkung ist aktuell nur über die App-Konfiguration möglich.
Warum wird nicht die E-Mail des Ansprechpartners vorgeschlagen?
Die App verwendet standardmäßig die E-Mail-Adresse der Hauptadresse, nicht die des Ansprechpartners.
Kann ich steuern, welche Daten angezeigt werden?
Ja, der Sichtumfang lässt sich pro Rolle in der App-Konfiguration definieren.
Welche Daten sind besonders kritisch?
Insbesondere personenbezogene Daten (z. B. Ansprechpartner) sollten im Sinne des Datenschutzes bewusst freigegeben werden.