Ortung (GPS): Wie wird wann und wo getrackt?
In diesem Beitrag erfährst du, wann Ortung stattfindet, wo du sie einstellst und welche DSGVO-relevanten Hinweise wichtig sind.
Wichtig vorab: Eine Ortung ist nur mit Echtzeit-Buchung möglich. Sobald Pause gebucht wird, darf außerhalb der Arbeitszeit keine Ortung erfolgen.
Voraussetzungen & Grundlagen
- Echtzeit-Buchung: Ortung funktioniert nur, wenn Echtzeit-Buchungen genutzt werden.
- Privatsphäre bei Pause: Bei gebuchter Pause darf keine Ortung außerhalb der Arbeitszeit stattfinden.
- Backoffice-Einstellung ≠ Gerätefreigabe: Die Einstellung im Backoffice fordert die App zur Ortung auf. Zusätzlich muss die Ortung am Endgerät für die App freigegeben sein.
- Unterschiedliches Verhalten je Betriebssystem: Je nach Betriebssystem/Version kann sich das Ortungs-Verhalten unterscheiden.
Merke: Ohne Geräteberechtigung (Standortzugriff) kann keine Ortung übertragen werden – auch wenn sie im Backoffice aktiviert ist.
DSGVO & Datenschutzhinweise
Die Ortung ist DSGVO-konform, wenn die Ortung am Endgerät bzw. in der App freigegeben wurde – damit stimmst du der Ortung zu.
Informationen zur Datenschutzerklärung findest du online unter www.msoft.de/datenschtuz oder in der App unter Weitere Funktionen → App Informationen → Datenschutzerklärung.
Hinweis: Stelle sicher, dass die Nutzenden transparent über Zweck und Umfang der Ortung informiert sind.
Ortung im Backoffice einstellen (Time4 Web)
Die Ortung für alle Mitarbeitenden wird grundsätzlich hier definiert:
- Time4 Web → Einstellungen → Firma
- Zugang Web und App → App-Zugang
- Bereich Ortung öffnen und gewünschte Option wählen
Achtung: Die Backoffice-Einstellung triggert nur die Abfrage. Damit tatsächlich Standortdaten übermittelt werden, muss der Standortzugriff auf dem Mobilgerät für die App erlaubt sein.
Die 4 Ortungs-Optionen im Überblick
1) Aktiv
Bei Aktiv wird ca. alle 15 Minuten und bei einer laufenden Zeitbuchung (nicht Pause) ein aktueller Standort (GPS oder Mobilfunknetz) beim Betriebssystem abgefragt und an das Backoffice übertragen.
- Das Betriebssystem kann den zuletzt verfügbaren Standort liefern (z. B. aus anderen Apps) oder neue Daten ermitteln, falls keine aktuellen Daten vorliegen.
- Die Genauigkeit der Koordinaten wird vom Betriebssystem bestimmt; die App übernimmt hierfür keine Gewähr.
- Ist das Gerät im Standby oder besteht keine Internetverbindung, werden ggf. keine Daten an das Backoffice übermittelt – dadurch kann die Karte veraltete Positionen anzeigen.
2) Inaktiv
Ortung ist nicht aktiv. Es werden keine Standortdaten abgefragt oder übertragen.
3) Nur zu Buchungen
Die Ortung wird nur im Rahmen aktiver Zeitbuchungen ausgelöst. Dabei wird jeweils ein aktueller Standort abgefragt und übertragen bei:
- Start/Ende der Anwesenheitszeit
- Start/Ende der Aufgabenzeit
4) Zu Buchung mit Einforderung (beta)
Bei jeder Buchung wird ein Standort abgefragt. Während der Standortsuche erscheint eine Hinweismeldung, die das Mobilgerät blockiert.
- Die Meldung verschwindet, sobald der Standortabruf erfolgreich ist.
- Alternativ kann die buchende Person den Abruf abbrechen und dies per Text begründen.
Quick Check
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- Wird mit Echtzeit-Buchung gearbeitet?
- Ist aktuell keine Pause gebucht (Ortung nur in Arbeitszeit)?
- Ist im Backoffice eine Ortungs-Option gesetzt (z. B. Aktiv oder Nur zu Buchungen)?
- Hat die App die nötige Standortberechtigung am Gerät?
- Besteht eine stabile Internetverbindung (WLAN/Mobilfunk)?
Hinweis: Wenn die Karte eine alte Position zeigt, sind häufig Standby, Energiesparen oder fehlendes Internet die Ursache.
FAQ & Tipps bei fehlender/alter Position
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Warum sehe ich keine Position im Backoffice?
- Prüfe, ob im Backoffice eine Ortungs-Option (z. B. Aktiv oder Nur zu Buchungen) eingestellt ist.
- Stelle sicher, dass die App am Mobilgerät die notwendige Standortberechtigung erhalten hat.
- Bei Aktiv: Wenn das Gerät im Standby ist oder keine Internetverbindung besteht, kann die Übertragung ausbleiben.