Neue Mitarbeitende mit und ohne ERP-Schnittstelle anlegen
In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du Mitarbeitendenstämme in TIME4 korrekt anlegst oder bearbeitest. Entscheidend ist, ob eine aktive Schnittstelle zum ERP-System besteht.
Überblick
Beim Anlegen oder Bearbeiten von Mitarbeitenden in TIME4 unterscheidest Du zwischen zwei Fällen:
Du legst den Mitarbeitendenstamm direkt in TIME4 an und pflegst die benötigten Stammdaten, Zugänge, Berechtigungen und Arbeitszeitdaten manuell.
Die Neuanlage erfolgt im ERP-System. TIME4 übernimmt die Person automatisch über die Schnittstelle. In TIME4 werden nur die erforderlichen Ergänzungen und Abweichungen gepflegt.
Neuanlage ohne aktive ERP-Schnittstelle
Wenn keine aktive Schnittstelle zum ERP-System vorhanden ist, legst Du den Mitarbeitendenstamm direkt in TIME4 an.
- Öffne im Seitenmenü den Bereich Stammdaten und wähle Mitarbeiter.
- Lege über Neu einen neuen Datensatz an.
Welche Daten müssen gepflegt werden?
Pflege mindestens die folgenden Angaben. Weitere Felder kannst Du je nach Anforderung ergänzen.
Reiter Allgemeines
Im Reiter Allgemeines hinterlegst Du die wichtigsten Stammdaten.
Weitere Felder, zum Beispiel Abteilung oder Transponder, pflegst Du abhängig von den organisatorischen Anforderungen.
Reiter Zugang Web und App
Wenn die mitarbeitende Person Web und/oder App nutzen soll, vergibst Du hier die Login-Daten und die jeweilige Berechtigung.
Reiter Arbeitszeitvereinbarung
Im Reiter Arbeitszeitvereinbarung prüfst und pflegst Du die Regelungen zur Arbeitszeit und zum Urlaub.
- Arbeitszeitvereinbarung
- Feiertage
- Berechnungsregel
- Urlaubsanspruch, wenn ein Urlaubskonto geführt wird
Wenn ein Urlaubskonto geführt wird, pflegst Du den Jahres- oder Monatsanspruch in Tagen oder Stunden.
Bei Urlaub nach Jahresanspruch kann TIME4 nach Pflege des Jahresurlaubs den Resturlaubsanspruch im Reiter Allgemeines systemseitig berechnen.
Neuanlage mit aktiver ERP-Schnittstelle
Bei aktiver ERP-Schnittstelle werden Mitarbeitende im ERP-System angelegt und anschließend automatisch nach TIME4 übertragen.
Nach der automatischen Übertragung übernimmt TIME4 zunächst die Grundeinstellungen aus Firma. Prüfe anschließend die Daten in TIME4 und passe bei Bedarf die Reiter Allgemeines und Arbeitszeitvereinbarung manuell an.
Reiter Zugang Web und App
Auch bei Mitarbeitenden, die über das ERP-System übertragen wurden, kannst Du Web- und App-Zugänge sowie Berechtigungen prüfen und bei Bedarf anpassen.
Reiter Arbeitszeitvereinbarung
Prüfe die übernommenen Regelungen und passe sie an, wenn für eine Person abweichende Einstellungen gelten.
- Arbeitszeitvereinbarung
- Feiertage
- Berechnungsregel
- Jahres- oder Monatsanspruch in Tagen oder Stunden, sofern ein Urlaubskonto geführt wird
Bei Urlaub nach Jahresanspruch kann TIME4 nach Pflege des Jahresurlaubs den Resturlaubsanspruch im Reiter Allgemeines systemseitig berechnen.
Quickcheck
- Ist geklärt, ob eine aktive ERP-Schnittstelle besteht?
- Ohne ERP-Schnittstelle: Wurde der Mitarbeitendenstamm in TIME4 über Stammdaten > Mitarbeiter > Neu angelegt?
- Mit ERP-Schnittstelle: Wurde die Person ausschließlich im ERP-System angelegt und nach TIME4 übertragen?
- Sind Personalnummer, Vorname und Familienname gepflegt?
- Ist der Beschäftigungszeitraum korrekt?
- Sind optionale Stammdaten wie Abteilung oder Transponder bei Bedarf gepflegt?
- Sind Web- und App-Zugang nur dann eingerichtet, wenn die Person diese Zugänge nutzen soll?
- Sind Berechtigungen geprüft und bei Bedarf individuell angepasst?
- Sind Arbeitszeitvereinbarung, Feiertage und Berechnungsregel geprüft?
- Ist der Urlaubsanspruch gepflegt, falls ein Urlaubskonto geführt wird?
- Wurde der Resturlaub bei Jahresanspruch systemseitig berechnet und übernommen?
FAQ
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Kann ich Mitarbeitende bei aktiver ERP-Schnittstelle direkt in TIME4 anlegen?
Nein. Bei aktiver ERP-Schnittstelle erfolgt die Neuanlage im ERP-System. Eine manuelle Neuanlage in TIME4 kann dazu führen, dass die Rückmeldung zum ERP-System nicht korrekt funktioniert.
Welche Pflichtangaben müssen ohne ERP-Schnittstelle gepflegt werden?
Mindestens Personalnummer, Vorname und Familienname müssen gepflegt werden. Der Beschäftigungszeitraum wird automatisch für den aktuellen Monat übernommen und kann bei Bedarf angepasst werden.
Müssen Web- und App-Zugang immer eingerichtet werden?
Nein. Login-Daten und Berechtigungen pflegst Du nur, wenn die mitarbeitende Person Web und/oder App nutzen soll.
Woher kommen die Berechtigungen?
Die Berechtigungen werden zunächst aus den Einstellungen in Firma übernommen. Abweichende Berechtigungen kannst Du individuell im Mitarbeitendenstamm einstellen.
Was ist bei der Arbeitszeitvereinbarung zu prüfen?
Prüfe die Arbeitszeitvereinbarung, Feiertage und Berechnungsregel. Diese Werte werden zunächst aus Firma übernommen und können pro mitarbeitender Person angepasst werden.
Wann muss der Urlaubsanspruch gepflegt werden?
Wenn ein Urlaubskonto geführt wird, musst Du den Jahres- oder Monatsanspruch in Tagen oder Stunden hinterlegen.
Wie wird Resturlaub berechnet?
Bei Urlaub nach Jahresanspruch kannst Du im Reiter Allgemeines nach Pflege des Jahresurlaubs den Resturlaubsanspruch systemseitig berechnen und den Wert übernehmen.