Abwesenheiten in der App beantragen

Urlaub und andere Abwesenheiten, die dein Betrieb genehmigen muss, beantragst du direkt in der App. Dort siehst du auch, ob dein Antrag genehmigt, abgelehnt oder storniert wurde. Solange noch niemand entschieden hat, kannst du den Antrag ändern oder löschen.

Im Easy- und Service-Modus findest du die Anträge im Seitenmenü unter Abwesenheitsanträge, im Kachel-Modus über die Kachel Abwesenheiten auf der Startseite.

Voraussetzungen

Dein Betrieb hat die Abwesenheiten in der App freigeschaltet. Hat dein Betrieb ein TIME4-Paket, gibt es Abwesenheiten in der App erst ab Pro.
Dein Betrieb hat mindestens eine Abwesenheitsart eingerichtet, die beantragt werden muss und in der App angeboten wird, zum Beispiel Urlaub.
Dein Handy hat eine Internetverbindung. Die App holt die Anträge beim Öffnen direkt aus dem Backoffice und schickt neue Anträge sofort dorthin.

Hinweis: Fehlt der Menüpunkt Abwesenheitsanträge bzw. die Kachel Abwesenheiten oder meldet die App „Keine antragspflichtigen Abwesenheitsarten vorhanden“, wende dich an dein Büro.

Abwesenheitsanträge öffnen

Im Easy-Modus

Öffne das Seitenmenü: Tippe oben links auf das Menü oder wische von links nach rechts.
Tippe auf Abwesenheitsanträge.

Im Kachel-Modus

Tippe auf der Startseite auf die Kachel Abwesenheiten.

Im Service-Modus

Öffne das Seitenmenü: Tippe auf der Startseite oben links auf das Menü.
Tippe auf Abwesenheitsanträge.

Anträge ansehen

Die Liste zeigt deine Anträge, die neuesten zuerst. Zu jedem Antrag siehst du den Zeitraum, die Abwesenheitsart und rechts die Dauer: bei Urlaub die Anzahl der Urlaubstage, bei Abwesenheiten in Stunden die Stunden. Ziehst du die Liste nach unten, lädt die App sie neu.

Liste der Abwesenheitsanträge mit vier Anträgen in verschiedenen Farben und dem Plus oben rechts — Liste der Anträge

Das farbige Symbol links zeigt den Stand des Antrags:

Farbe	Status	Bedeutung
Gelb	Genehmigung ausstehend	Du hast den Antrag gestellt, im Büro hat noch niemand entschieden.
Grün	Genehmigt	Der Antrag ist genehmigt.
Rot	Abgelehnt	Der Antrag wurde abgelehnt.
Schwarz	Storniert	Der Antrag wurde storniert.

Abwesenheit beantragen

Tippe in der Liste oben rechts auf das Plus. Die Seite Antrag erstellen öffnet sich.
Tippe auf Abwesenheitsart.

Seite Antrag erstellen mit den Feldern Abwesenheitsart, Beginn, Ende, Vertretung und Bemerkung — Antrag erstellen

Wähle die Abwesenheitsart, zum Beispiel Urlaub. Mit dem Suchfeld findest du sie schneller.

Liste Abwesenheitsart auswählen mit Suchfeld und vier Abwesenheitsarten — Abwesenheitsart auswählen

Tippe auf Beginn und wähle den ersten Tag im Kalender. Tippe danach auf Ende und wähle den letzten Tag.

Kalender zur Auswahl des Beginns mit dem markierten Tag — Beginn im Kalender wählen

Wird die Abwesenheitsart in Stunden erfasst, erscheint das Feld Festzeit. Trage dort die Stunden ein.
Soll dich jemand vertreten, tippe auf Vertretung und wähle den Kollegen oder die Kollegin aus der Liste.

Liste Vertretung auswählen mit Suchfeld und zwei Mitarbeitern — Vertretung auswählen

Trage bei Bedarf eine Bemerkung ein und tippe auf Beantragen.

Ausgefüllter Antrag Urlaub mit Vertretung, Bemerkung und dem Button Beantragen — Ausgefüllter Antrag

Die App schickt den Antrag an das Backoffice und zeigt wieder die Liste. Dein neuer Antrag steht dort mit dem gelben Symbol für Genehmigung ausstehend.

Liste der Abwesenheitsanträge mit dem neuen Antrag in Gelb — Neuer Antrag in der Liste

Hinweis: Ohne Abwesenheitsart nimmt die App den Antrag nicht an. Bei einer Festzeit müssen es mehr als 0 und höchstens 24 Stunden sein.

Die Felder im Überblick

Feld	Bedeutung
Abwesenheitsart	Was du beantragst, zum Beispiel Urlaub. Zur Auswahl stehen die Arten, die dein Betrieb für Anträge in der App eingerichtet hat. Ob der Antrag für ganze Tage, halbe Tage oder Stunden gilt, hängt von der Abwesenheitsart ab.
Beginn Ende	Erster und letzter Tag der Abwesenheit. Die App schlägt heute vor. Du kannst bis zu zwei Jahre im Voraus beantragen. Das Ende liegt nie vor dem Beginn.
Festzeit	Nur bei Abwesenheitsarten in Stunden: die Anzahl Stunden, mehr als 0 und höchstens 24.
Vertretung	Optional: wer dich vertritt. Das Feld siehst du nur, wenn du für dein Team buchen darfst. Zur Auswahl stehen die Mitarbeiter, die die App kennt.
Bemerkung	Optional: Hinweis für das Büro, höchstens 255 Zeichen.

Antrag ändern oder löschen

Solange ein Antrag auf Genehmigung ausstehend steht, kannst du ihn ändern oder löschen. Tippe dazu in der Liste auf den Antrag. Die Seite Antrag bearbeiten öffnet sich.

Ändern: Passe die Angaben an und tippe auf Anpassen.
Löschen: Tippe oben rechts auf den Papierkorb und bestätige die Frage „Antrag löschen?“ mit Löschen.

Seite Antrag bearbeiten mit dem Papierkorb oben rechts und dem Button Anpassen — Antrag bearbeiten

Hinweis: Genehmigte, abgelehnte und stornierte Anträge kannst du in der App nur ansehen. Muss sich daran etwas ändern, wende dich an dein Büro.

Entscheidung und Begründung ansehen

Tippe in der Liste auf einen genehmigten, abgelehnten oder stornierten Antrag. Die Seite Antragsdetails zeigt unten unter Status die Entscheidung und das Datum. Bei abgelehnten und stornierten Anträgen steht darunter, wer den Antrag im Backoffice bearbeitet hat, und der Grund.

Antragsdetails eines abgelehnten Antrags mit Mitarbeiter und Grund unter Status — Abgelehnter Antrag mit Grund

Gut zu wissen

Genehmigung im Büro: Über deinen Antrag entscheidet dein Büro im TIME4-Backoffice. Die App zeigt die Entscheidung, sobald du die Liste neu lädst.
Nicht jede Abwesenheit wird beantragt: In der Liste der Abwesenheitsarten stehen nur Arten, die genehmigt werden müssen. Andere Abwesenheiten, zum Beispiel Schlechtwetter oder ein Arzttermin, buchst du je nach Einrichtung deines Betriebs in der Nacherfassung. Dort ist auch ein Bezug zu einer Aufgabe (in deinem Betrieb ggf. anders benannt, z. B. „Vorgang“) möglich.
Ohne Internet: Ohne Verbindung zeigt die App statt der Liste den Hinweis, dass keine Netzwerkverbindung zum Abrufen der Abwesenheitsanträge vorhanden ist. Auch neue Anträge kannst du dann nicht stellen.

Quickcheck

Quickcheck öffnen

Im Seitenmenü gibt es den Eintrag Abwesenheitsanträge (im Kachel-Modus die Kachel Abwesenheiten).
Dein Handy ist online, wenn du die Anträge öffnest oder einen Antrag stellst.
Abwesenheitsart, Beginn und Ende sind ausgefüllt, bei Abwesenheiten in Stunden auch die Festzeit.
Nach Beantragen steht der Antrag mit dem gelben Symbol in der Liste.
Zum Ändern oder Löschen steht der Antrag noch auf Genehmigung ausstehend.

FAQ

FAQ öffnen

Was bedeuten die Farben in der Liste?

Gelb steht für Genehmigung ausstehend, Grün für genehmigt, Rot für abgelehnt und Schwarz für storniert.

Kann ich einen genehmigten Antrag ändern oder löschen?

Nein. Das geht in der App nur, solange der Antrag auf Genehmigung ausstehend steht. Wende dich sonst an dein Büro.

Wann muss ich Stunden angeben?

Nur wenn die Abwesenheitsart in Stunden erfasst wird. Dann zeigt die App das Feld Festzeit. Sonst gilt der Antrag für die Tage von Beginn bis Ende.

Warum kann ich keine Vertretung auswählen?

Das Feld Vertretung siehst du nur, wenn du für dein Team buchen darfst. Diese Berechtigung vergibt dein Büro.

Warum fehlt eine Abwesenheitsart in der Auswahl?

In der App stehen nur Abwesenheitsarten, die dein Betrieb als antragspflichtig für die App eingerichtet hat. Frag dein Büro, ob du die Abwesenheit anders buchen sollst, zum Beispiel in der Nacherfassung.