Abwesenheiten mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“ in der TIME4 App buchen

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Einführung

Mit der folgenden Konfiguration werden Abwesenheiten (z. B. Schlechtwetter, Arzt, unbezahlt etc.) sauber in der Nacherfassungsmaske der App buchbar – inklusive „Auffüllen bis zur Sollzeit“ und Vorgangsbezug.

Hinweis: Für die korrekte Anzeige in der Zeiterfassung ist ein Arbeitszeitmodell mit Sollzeiten notwendig.

Beispiele für sinnvolle Abwesenheitsarten mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“

• Schlechtwetter (unbezahlt) – Nacherfassung mit Vorgangsbezug, Auffüllen restliche Tageszeit.
• Arzt (unbezahlt/bezahlt je Regelwerk) – Teilzeitspannen am Tag.

• Behördengang (unbezahlt) – flexibles Zeitfenster, sauber in der Tagesbewertung.

   

Grundprinzip

Für jede Abwesenheit, die in der App per Nacherfassung mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“ gebucht werden soll, werden folgende Konfigurationen benötigt:

1. Zeitart (wird in der App/Nacherfassung ausgewählt)
2. Abwesenheitsart (spiegelt Bewertung/Logik der Zeitart in der Zeiterfassung)

Nur wenn Zeitart & Abwesenheitsart konsistent konfiguriert und in der App angeboten sind, kann die Buchung in der Nacherfassung korrekt erzeugt werden.

Pflicht‑Einstellungen in der Zeit- und Abwesenheitsart

Zeitart

Ziel: Die Zeitart soll in der App sichtbar sein und sich im Backoffice wie eine Abwesenheit verhalten. Die notwendigen Einstellungen sind im Seitenmenü unter Einrichtung à Zeitarten zu finden.

• Abschnitt Zeitbuchung
  • Zeitbewertung: Abwesenheit 
    • bezahlt oder unbezahlt – je nach gewünschter Logik
• Abschnitt Buchungen
  • Nur als Abwesenheitszeit buchen: aktivieren
• Erfassung durch: alle oder Mitarbeiter
  • Damit alle relevanten Mitarbeitenden die Zeitart in der Nacherfassung sehen.

Abwesenheitsart

Ziel: Die Abwesenheitsart spiegelt die Zeitart und sorgt u.a. für die Voraussetzung der SKUG-Berechnungshilfe in der Zeiterfassung.

• Zeiteinheit: Auffüllen bis zur SOLL-Zeit
• Zeitart: entsprechende Zeitart (bezahlt oder unbezahlt) aus dem vorherigen Abschnitt
• Antragspflichtig:
  • Deaktivieren, wenn die Abwesenheit direkt in der Nacherfassung gebucht werden soll.
  • Aktivieren, wenn die Abwesenheit ganztägig/halbtägig über das Abwesenheitsmodul (im Seitenmenü der App) beantragt werden soll 
    • Hinweis: kein Auffüllen bis zur Sollzeit und kein Vorgangsbezug möglich.
• Nicht auf App anbieten: Deaktivieren  
  • Sonst ist sie in der App nicht auswählbar.

Hinweis: Nach Änderungen in den Stammdaten unbedingt ein Stammdatenupdate auf den Geräten anstoßen.

Schritt‑für‑Schritt in der App

1. Vorgang öffnen
   • Zeiten erfassen → Nacherfassung.
2. Zeitart wählen 
   • z. B. „Schlechtwetter“, ...
3. Datum und Mitarbeiter wählen
   • Eine Gruppenbuchung für mehrere Mitarbeiter ist möglich
     • Bitte beachten: Die Gruppenbuchung muss aktiv sein. (siehe hierzu LINK)
4. Bemerkung (optional) setzen 
   • z. B. „ab 12:30 Uhr“.
5. Buchen.

   • Ergebnis: Die Abwesenheit wird korrekt als Abwesenheitszeit erfasst; Vorgangsbezug bleibt erhalten.

     

Alternative (ganzer/halber Tag):

Über Seitenmenü → Abwesenheiten → Antrag stellen "+" (nur wenn „antragspflichtig“). 

Kein Vorgangsbezug, aber saubere Tagesabwesenheit.

Häufige Fehlerbilder & Lösungen

Bei Änderungen an den Einstellungen ist in der App ein Stammdaten-Update notwendig.