Abwesenheiten in der App buchen (Nacherfassung mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“)

Abwesenheiten in der App buchbar machen (Nacherfassung mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“)

Mit der folgenden Konfiguration werden Abwesenheiten (z. B. Schlechtwetter, Arzt, unbezahlt etc.) sauber in der Nacherfassungsmaske der App buchbar – inklusive „Auffüllen bis zur Sollzeit“ und Vorgangsbezug.

Inhaltsverzeichnis

• Verwandte Artikel
• Einführung
• Beispiele für sinnvolle Abwesenheitsarten (mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“)
• Grundprinzip
• Pflicht‑Einstellungen in Zeitart und Abwesenheitsart
• Zeitart (Pflicht‑Einstellungen)
• Abwesenheitsart (Pflicht‑Einstellungen)
• Schritt‑für‑Schritt in der App
• Alternative (ganzer/halber Tag)
• Häufige Fehlerbilder & Lösungen
• Quickcheck (Dropdown)
• FAQ (Dropdown)
• Einzelpunkte anzeigen (Dropdown)

Verwandte Artikel

• Abwesenheitsanträge in der App
• Schlechtwetter mit TIME4 (Arbeitszeitmodell & Berechnungshilfe)

Einführung

Mit der folgenden Konfiguration werden Abwesenheiten (z. B. Schlechtwetter, Arzt, unbezahlt etc.) sauber in der Nacherfassungsmaske der App buchbar – inklusive „Auffüllen bis zur Sollzeit“ und Vorgangsbezug.

Beispiele für sinnvolle Abwesenheitsarten mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“

• Schlechtwetter (unbezahlt) – Nacherfassung mit Vorgangsbezug, Auffüllen der restlichen Tageszeit.
• Arzt (unbezahlt/bezahlt je Regelwerk) – Teilzeitspannen am Tag.
• Behördengang (unbezahlt) – flexibles Zeitfenster, sauber in der Tagesbewertung.

Grundprinzip

Für jede Abwesenheit, die in der App per Nacherfassung mit „Auffüllen bis zur Sollzeit“ gebucht werden soll, brauchst Du zwei konsistente Konfigurationen:

1. Zeitart (wird in der App in der Nacherfassung ausgewählt)
2. Abwesenheitsart (spiegelt Bewertung/Logik der Zeitart in der Zeiterfassung)

Nur wenn Zeitart und Abwesenheitsart konsistent konfiguriert sind und in der App angeboten werden, wird die Buchung in der Nacherfassung korrekt erzeugt.

Pflicht‑Einstellungen in der Zeit- und Abwesenheitsart

Zeitart

Ziel: Die Zeitart soll in der App sichtbar sein und sich im Backoffice wie eine Abwesenheit verhalten. Du findest die notwendigen Einstellungen im Seitenmenü unter Einrichtung → Zeitarten.

• Abschnitt Zeitbuchung
  • Zeitbewertung: Abwesenheit
    • bezahlt oder unbezahlt – je nach gewünschter Logik
• Abschnitt Buchungen
  • Nur als Abwesenheitszeit buchen: aktivieren
• Erfassung durch: alle oder Mitarbeiter
  • Damit alle relevanten Mitarbeitenden die Zeitart in der Nacherfassung sehen.

Abwesenheitsart

Ziel: Die Abwesenheitsart spiegelt die Zeitart und schafft u. a. die Voraussetzung für die SKUG‑Berechnungshilfe in der Zeiterfassung.

• Zeiteinheit: Auffüllen bis zur SOLL‑Zeit
• Zeitart: entsprechende Zeitart (bezahlt oder unbezahlt) aus dem Abschnitt „Zeitart“
• Antragspflichtig:
  • Deaktivieren, wenn die Abwesenheit direkt in der Nacherfassung gebucht werden soll.
  • Aktivieren, wenn die Abwesenheit ganztägig/halbtägig über das Abwesenheitsmodul (im Seitenmenü der App) beantragt werden soll.
    • Hinweis: In diesem Fall sind kein Auffüllen bis zur Sollzeit und kein Vorgangsbezug möglich.
• Nicht auf App anbieten: Deaktivieren
  • Sonst ist die Abwesenheitsart in der App nicht auswählbar.

Schritt‑für‑Schritt in der App

1. Vorgang öffnen
   • Zeiten erfassen → Nacherfassung.
2. Zeitart wählen
   • z. B. „Schlechtwetter“, ...
3. Datum und Mitarbeitende wählen
   • Eine Gruppenbuchung für mehrere Mitarbeitende ist möglich.
     • Bitte beachten: Die Gruppenbuchung muss aktiv sein. (siehe hierzu LINK)
4. Bemerkung (optional) setzen
   • z. B. „ab 12:30 Uhr“.
5. Buchen

   • Ergebnis: Die Abwesenheit wird korrekt als Abwesenheitszeit erfasst; der Vorgangsbezug bleibt erhalten.

     

Alternative (ganzer/halber Tag)

Über Seitenmenü → Abwesenheiten → Antrag stellen „+“ (nur wenn „antragspflichtig“).

Kein Vorgangsbezug, aber eine saubere Tagesabwesenheit.

Häufige Fehlerbilder & Lösungen

Bei Änderungen an den Einstellungen ist in der App ein Stammdaten‑Update notwendig.

Symptom	Ursache	Lösung
Die Abwesenheit erscheint nicht in der Nacherfassung	„Nicht auf App anbieten“ und/oder „Antragspflichtig“ ist in der Abwesenheitsart aktiv	Haken entfernen
	„Nur als Abwesenheitszeit“ in der Zeitart ist deaktiviert	Haken setzen
	„Erfassung durch“ in der Zeitart ist nur für den Abteilungsleiter freigegeben	Freigabe für „Alle“ oder „Mitarbeiter“
In der Nacherfassung lässt sich nicht buchen	Freigeschaltetes Modul „Nacherfassung“ ist in der App‑Konfiguration deaktiviert	Nacherfassung aktivieren
Kein Vorgangsbezug	Abwesenheit über das Abwesenheitsmodul gebucht	Für Vorgangsbezug die Nacherfassung verwenden
Bewertung/Berechnung passt nicht	Zeitart ↔ Abwesenheitsart nicht gespiegelt	Bewertung (bezahlt/unbezahlt) angleichen

Quickcheck

Quickcheck anzeigen

• Arbeitszeitmodell mit Sollzeiten ist vorhanden (für korrekte Anzeige in der Zeiterfassung).
• Die Zeitart ist so konfiguriert, dass sie sich wie eine Abwesenheit verhält (Zeitbewertung „Abwesenheit“; bezahlt/unbezahlt passend).
• In der Zeitart ist „Nur als Abwesenheitszeit buchen“ aktiviert.
• In der Zeitart ist „Erfassung durch“ auf „Alle“ oder „Mitarbeiter“ gesetzt, damit die Zeitart in der Nacherfassung sichtbar ist.
• Die Abwesenheitsart ist auf „Auffüllen bis zur SOLL‑Zeit“ eingestellt.
• In der Abwesenheitsart ist die passende Zeitart zugeordnet (bezahlt/unbezahlt konsistent).
• „Nicht auf App anbieten“ ist deaktiviert, damit die Abwesenheitsart in der App auswählbar ist.
• „Antragspflichtig“ ist deaktiviert, wenn die Buchung in der Nacherfassung erfolgen soll (sonst kein Auffüllen und kein Vorgangsbezug).
• Nach Änderungen wurde ein Stammdatenupdate auf den Geräten angestoßen.
• In der App ist das Modul „Nacherfassung“ aktiviert.

FAQ

FAQ anzeigen

Warum brauche ich ein Arbeitszeitmodell mit Sollzeiten?
Damit die Abwesenheit in der Zeiterfassung korrekt angezeigt und bis zur Sollzeit aufgefüllt werden kann.

Wann aktiviere ich „Antragspflichtig“ in der Abwesenheitsart?
Aktiviere es nur, wenn die Abwesenheit ganztägig/halbtägig über das Abwesenheitsmodul beantragt werden soll. Dann sind jedoch kein Auffüllen bis zur Sollzeit und kein Vorgangsbezug möglich.

Warum erscheint die Abwesenheit nicht in der Nacherfassung?
Häufig ist „Nicht auf App anbieten“ und/oder „Antragspflichtig“ aktiv – oder „Nur als Abwesenheitszeit buchen“ in der Zeitart ist nicht gesetzt.

Warum fehlt der Vorgangsbezug?
Der Vorgangsbezug bleibt nur erhalten, wenn Du über die Nacherfassung buchst. Bei Buchung über das Abwesenheitsmodul gibt es keinen Vorgangsbezug.

Warum passt die Bewertung/Berechnung nicht?
Prüfe, ob Zeitart und Abwesenheitsart wirklich gespiegelt sind (insbesondere bezahlt/unbezahlt).

Was muss ich nach Änderungen an Zeitarten/Abwesenheitsarten tun?
Ein Stammdatenupdate auf den Geräten anstoßen, damit die Änderungen in der App verfügbar sind.

Einzelpunkte anzeigen

Alle Schritte einzeln aufklappen

Konfiguration: Zeitart einrichten

• Einrichtung → Zeitarten öffnen.
• Unter „Zeitbuchung“: Zeitbewertung auf „Abwesenheit“ setzen (bezahlt/unbezahlt je gewünschter Logik).
• Unter „Buchungen“: „Nur als Abwesenheitszeit buchen“ aktivieren.
• „Erfassung durch“ auf „Alle“ oder „Mitarbeiter“ setzen, damit die Zeitart in der Nacherfassung sichtbar ist.

Konfiguration: Abwesenheitsart einrichten

• Zeiteinheit: „Auffüllen bis zur SOLL‑Zeit“ setzen.
• Passende Zeitart zuordnen (bezahlt/unbezahlt konsistent zur Zeitart‑Bewertung).
• „Antragspflichtig“ deaktivieren, wenn direkt in der Nacherfassung gebucht werden soll.
• „Nicht auf App anbieten“ deaktivieren, sonst ist die Auswahl in der App nicht möglich.

Hinweis
Wenn „Antragspflichtig“ aktiviert ist (Beantragung ganztägig/halbtägig), sind kein Auffüllen bis zur Sollzeit und kein Vorgangsbezug möglich.

Wichtig: Stammdatenupdate

Nach Änderungen an den Stammdaten (Zeitarten/Abwesenheitsarten) musst Du ein Stammdatenupdate auf den Geräten anstoßen.

App: Buchung in der Nacherfassung durchführen

1. Vorgang öffnen: Zeiten erfassen → Nacherfassung.
2. Zeitart wählen (z. B. „Schlechtwetter“).
3. Datum und Mitarbeitende wählen (Gruppenbuchung möglich; muss aktiv sein – siehe LINK).
4. Optional eine Bemerkung setzen (z. B. „ab 12:30 Uhr“).
5. Buchen: Abwesenheit wird als Abwesenheitszeit erfasst und der Vorgangsbezug bleibt erhalten.

Alternative: Ganzer/halber Tag beantragen

Seitenmenü → Abwesenheiten → Antrag stellen „+“ (nur wenn „antragspflichtig“). Kein Vorgangsbezug, aber saubere Tagesabwesenheit.