Voraussetzungen Synchronisation: TIME4 ↔ PASST.prime (Terminplaner & Nachkalkulation)

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Einführung

Dieser Artikel fasst alle technischen und fachlichen Voraussetzungen zusammen, um Abwesenheiten aus TIME4 im PASST‑Terminplaner anzuzeigen und Vorgangszeiten/Spesen aus TIME4 in die PASST‑Nachkalkulation zu übertragen.

Systemvoraussetzungen

• TIME4 Backoffice und PASST/Business five sind betriebsbereit
• Für die Übergabe in die PASST‑Nachkalkulation muss das entsprechende PASST‑Modul lizenziert sein.
• Der TIME4↔PASST‑Webservice ist eingerichtet und aktiv (Dienstkonto/Berechtigungen). 
  • Für die Ersteinrichtung der Abwesenheitensynchronisation ist ein Neustart des Webservice zu empfehlen.

Grundkonfiguration in PASST

• Terminarten: Für alle Terminarten, die TIME4 liefern soll (z. B. Urlaub genehmigt), muss Externe Pflege aktiv sein – manuelle Anlage in PASST ist dann gesperrt.
• Zeitprofil: Tag/Vormittag/Nachmittag mit konkreten Uhrzeiten ist hinterlegt (wichtig für ganztägig/halbtags).
• Kollisionsprüfung: Für extern gepflegte Abwesenheiten bewährt sich 0 = ohne Prüfung, damit die automatische Übergabe nicht blockiert wird. 
• Initialbedingung (selten): In einigen Beständen muss mindestens ein Termin im Terminplaner existieren, damit die Schnittstelle startet. Kurz prüfen und bei Bedarf einmalig setzen.

Grundkonfiguration in TIME4

• Abwesenheitsarten: Verknüpfen Sie je Abwesenheit die PASST‑Terminart (ID) – getrennt für offen und genehmigt (optional für „offen“). 
  • Nur „Tag“ und „Halber Tag“ werden an den Terminplaner übergeben.
  • Bei Halber Tag ist „Vormittag“ oder „Nachmittag“ zwingend festzulegen. 
  • „Stunden“ oder „Auffüllen bis zur Sollzeit“ werden nicht synchronisiert. 
• Berechnungsregeln → Nachkalkulation: Ergebnis‑Lohnart in TIME4 muss ID‑gleich zur PASST‑Lohnart sein
  • Zeitraum/ Genehmigungslogik (Vortag/aktueller Tag) definieren. 
• Import/Export (TIME4): Nachkalkulations‑Export aktivieren, Offset‑Beginndatum setzen und Authentifizierung für PASST.prime hinterlegen.

Datenschutz & Best Practices

• Bemerkungen in Abwesenheiten können sensible Inhalte enthalten (Sonderurlaub etc.). 
  • Empfehlung: Bemerkungs‑Übergabe deaktivieren oder im Terminplaner eine neutrale Terminart „Abwesenheit“ verwenden, um Gründe nicht offenzulegen (DSGVO).

Check nach Erstkonfiguration

1. Webservice neu starten (empfohlen) 
2. 15 Minuten Sync‑Intervall abwarten 
3. Test‑Abwesenheit/Test‑Zeit prüfen 
4. In PASST Übernahmedatum aus TIME4 (Spalte in Lohnscheinen) zur Nachvollziehbarkeit einblenden.