Die Nachkalkulation in TIME4

Die Nachkalkulation in TIME4 beschreibt den Prozess, bei dem alle erfassten Vorgangszeiten im Zusammenhang mit bestimmten Aufträgen, Arbeitspaketen oder Tätigkeiten gezielt ausgewertet werden. Ziel ist es, die tatsächlich aufgewendete Zeit je Element zu ermitteln und diese anschließend mit den ursprünglich geplanten Zeitschätzungen zu vergleichen.

Dieser Vergleich hilft dir dabei zu erkennen, ob für bestimmte Aufgaben mehr oder weniger Zeit benötigt wurde als erwartet.

Bei Bedarf werden die erfassten Vorgangszeiten über Schnittstellen an PASST.prime/VenDoc oder auch andere Programme zur detaillierten Aufbereitung der Daten übergeben. Dort unterstützen die Werte dabei, die Kostenkontrolle zu verbessern, Budgetabweichungen zu erkennen und die Planung zukünftiger Projekte oder Aufträge zu optimieren.

Hinweis: In der Nachkalkulation geht es um den strukturierten Vergleich von Ist-Zeiten (erfasst) und Plan-Zeiten (geschätzt), um Abweichungen transparent zu machen und die Datengrundlage für Auswertungen und Schnittstellen-Übergaben zu verbessern.

Ziel und Nutzen der Nachkalkulation

Die Nachkalkulation unterstützt dich dabei, erfasste Vorgangszeiten detailliert zu betrachten und den Aufwand je Auftrag, Arbeitspaket oder Tätigkeit nachvollziehbar zu machen. Der Vergleich zwischen erfasster und geplanter Zeit hilft, Abweichungen zu identifizieren und daraus Erkenntnisse für die weitere Steuerung abzuleiten.

Zusätzlich können die Daten bei Bedarf über Schnittstellen (z. B. an PASST.prime/VenDoc oder andere Programme) weitergegeben werden, um Kostenkontrolle, Budgetüberwachung und die Planung zukünftiger Vorhaben zu verbessern.

Hinweis: Je sauberer Zeiten Vorgängen/Tätigkeiten zugeordnet und erfasst werden, desto aussagekräftiger ist die Nachkalkulation für Auswertungen und Schnittstellen-Übergaben.

Nachkalkulation in TIME4 aufrufen

Um die Nachkalkulationsdaten aufzurufen, öffnest du im Seitenmenü Vorgänge → Vorgänge. Je nachdem, was in den Firmeneinstellungen bei „Buchen auf Aufgaben“ als Aufgabenbezeichnung hinterlegt ist, kann die Bezeichnung im Menü auch anders heißen.

Hinweis: Wenn du den Menüpunkt nicht exakt so findest, prüfe die Firmeneinstellungen zu „Buchen auf Aufgaben“: Die Bezeichnung der Ansicht kann abhängig davon abweichen.

Vorgang suchen und anzeigen

In der Vorgangsübersicht kannst du über die Suchfunktion den gewünschten Vorgang gezielt finden und anzeigen lassen.

Vorgangsübersicht mit Suchfunktion zum Anzeigen eines gewünschten Vorgangs

Filter nutzen

Über die Filtermöglichkeiten innerhalb der Nachkalkulation kannst du gezielt genau die Daten anzeigen lassen, die du benötigst. Die Filter erlauben es, bestimmte Vorgänge, Tätigkeiten oder Zeiträume auszuwählen, um genau die Informationen zu sehen, die für die Nachkalkulation relevant sind.

Hinweis: Nutze Filter, um die Datenmenge zu reduzieren und schneller zu den relevanten Abweichungen (Ist vs. Plan) zu gelangen – besonders bei umfangreichen Vorgängen oder langen Zeiträumen.

Spaltenanzeige anpassen

TIME4 bietet dir die Flexibilität, die Anzeige der Spalten individuell anzupassen und zu erweitern. So kannst du Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit erhöhen und dir genau die Informationen einblenden, die du für die Auswertung benötigst.

Nachkalkulation: Spaltenanzeige individuell anpassen und erweitern

Excel-Export

Bei Bedarf kannst du die erfassten Zeiterfassungsdaten einfach nach Excel exportieren. Das erleichtert die weitere Analyse und Verarbeitung der Informationen. Dieser Funktionsumfang unterstützt Unternehmen dabei, die Nachkalkulation effizienter und präziser durchzuführen, um fundierte betriebliche Entscheidungen zu treffen.

Hinweis: Der Excel-Export ist besonders hilfreich, wenn du Daten weiterverarbeiten, teilen oder für externe Auswertungen (z. B. in anderen Programmen) aufbereiten möchtest.

Quickcheck

Quickcheck anzeigen

Du willst Nachkalkulationsdaten sehen: Öffne im Seitenmenü Vorgänge → Vorgänge.
Der Menüname ist anders: Prüfe die Firmeneinstellung „Buchen auf Aufgaben“ (Bezeichnung kann abweichen).
Du suchst einen bestimmten Vorgang: Nutze die Suchfunktion in der Vorgangsübersicht.
Du brauchst nur bestimmte Daten: Setze Filter (Vorgänge, Tätigkeiten, Zeiträume).
Du willst mehr Überblick: Passe die Spaltenanzeige an oder erweitere sie.
Du willst die Daten weiter analysieren: Nutze den Excel-Export.
Du willst Daten in andere Systeme übergeben: Nutze bei Bedarf die Schnittstellen (z. B. PASST.prime/VenDoc oder andere Programme).

Hinweis: Wenn Ergebnisse „zu breit“ wirken, starte mit Filtern (Zeitraum, Tätigkeit, Vorgang) und blende nur die Spalten ein, die du für den Vergleich von Ist- und Plan-Zeiten brauchst.

FAQ

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Was ist das Ziel der Nachkalkulation?

Ziel ist, erfasste Vorgangszeiten je Auftrag/Arbeitspaket/Tätigkeit zu ermitteln und mit den geplanten Zeitschätzungen zu vergleichen, um Abweichungen sichtbar zu machen und die Planung zu verbessern.

Wo finde ich die Nachkalkulation in TIME4?

Im Seitenmenü unter Vorgänge → Vorgänge. Die Bezeichnung kann je nach Firmeneinstellung „Buchen auf Aufgaben“ abweichen.

Wie finde ich einen bestimmten Vorgang?

Nutze in der Vorgangsübersicht die Suchfunktion, um den gewünschten Vorgang gezielt anzuzeigen.

Wie kann ich die angezeigten Daten eingrenzen?

Verwende die Filtermöglichkeiten, um gezielt Vorgänge, Tätigkeiten oder Zeiträume auszuwählen und so nur die relevanten Daten zu sehen.

Kann ich die Ansicht anpassen?

Ja. Du kannst die Spaltenanzeige individuell anpassen und erweitern, um Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Kann ich die Daten exportieren?

Ja. Bei Bedarf können die erfassten Zeiterfassungsdaten einfach nach Excel exportiert werden, um die Analyse und Weiterverarbeitung zu erleichtern.

Wofür werden die Daten an andere Programme übergeben?

Über Schnittstellen (z. B. PASST.prime/VenDoc oder andere Programme) können die Daten zur detaillierten Aufbereitung übergeben werden, um Kostenkontrolle und Budgetüberwachung zu verbessern und die Planung zukünftiger Projekte/Aufträge zu optimieren.