Mitarbeitende nicht löschen, sondern inaktiv stellen (TIME4)
In TIME4 ist es in vielen Fällen sinnvoller, Mitarbeitende nicht zu löschen, sondern inaktiv zu stellen. So bleiben relevante Informationen erhalten und die Verwaltung bleibt übersichtlich.
Hinweis: „Inaktiv“ bedeutet in TIME4 konkret: In der Tabelle Beschäftigungszeiträume ist in der Spalte Bis das Austrittsdatum eingetragen. Zusätzlich steuerst du über eine Einstellung, ob ausgeschiedene Mitarbeitende standardmäßig noch angezeigt werden.
Inhaltsverzeichnis
- Warum solltest du Mitarbeitende nicht löschen, sondern inaktiv stellen?
- Wie setzt du Mitarbeitende inaktiv?
- Wie werden inaktive Mitarbeitende wieder angezeigt?
- Quickcheck
- FAQ
Warum solltest du Mitarbeitende nicht löschen, sondern inaktiv stellen?
Das Inaktivstellen von Mitarbeitenden in TIME4 anstelle des Löschens bietet mehrere Vorteile und ist aus verschiedenen Gründen sinnvoll:
- Historische Datenerhaltung: Das Inaktivstellen bewahrt wichtige historische Daten, wie Aufgaben und Kommunikation, für zukünftige Referenzen.
- Nahtloser Übergang: Inaktivität kann vorübergehend sein. Das Inaktivstellen ermöglicht einen problemlosen Übergang, wenn die Person wieder aktiv wird.
- Vermeidung von Verwaltungsproblemen: Das Löschen und Wiederherstellen von Mitarbeitenden führt zu administrativen Herausforderungen. Das Inaktivstellen erleichtert die Verwaltung und verhindert Datenverluste.
Hinweis: Wenn du Daten wie Aufgaben oder Kommunikation später noch nachvollziehen musst, ist das Inaktivstellen die bessere Wahl, weil die Historie erhalten bleibt.
Wie setzt du Mitarbeitende inaktiv?
Eine Person gilt in TIME4 als inaktiv, wenn in der Tabelle Beschäftigungszeiträume in der Spalte Bis das Austrittsdatum eingetragen ist. Soll die Person danach nicht mehr in TIME4 angezeigt werden, musst du zusätzlich die Einstellung Mitarbeiter nach Austritt nicht mehr anzeigen aktivieren.
Die Person bleibt für den Rest des Beschäftigungszeitraums in der Personalliste und bekommt einen entsprechenden Hinweis hinzugefügt:
Hinweis: Das Eintragen des Austrittsdatums in Bis setzt den Status „inaktiv“. Die zusätzliche Einstellung steuert, ob die Person nach Austritt standardmäßig ausgeblendet wird.
Wie werden inaktive Mitarbeitende wieder angezeigt?
In der Mitarbeitendensuche kannst du bereits ausgeschiedene Mitarbeitende wieder einblenden, indem du auf inaktive Mitarbeiter umstellst:
Hinweis: Wenn du ausgeschiedene Personen nicht findest, liegt es häufig daran, dass die Suche noch auf aktive Mitarbeitende gefiltert ist. Stelle in der Mitarbeitendensuche gezielt auf inaktive Mitarbeiter um.
Quickcheck
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- Du möchtest Historie (z. B. Aufgaben/Kommunikation) behalten: Stelle die Person inaktiv statt zu löschen.
- Du willst eine Person inaktiv setzen: Trage in Beschäftigungszeiträume in der Spalte Bis das Austrittsdatum ein.
- Du willst, dass die Person nach Austritt nicht mehr angezeigt wird: Aktiviere Mitarbeiter nach Austritt nicht mehr anzeigen.
- Die Person soll noch bis zum Ende des Beschäftigungszeitraums sichtbar bleiben: Prüfe, ob der Hinweis in der Personalliste angezeigt wird.
- Du willst ausgeschiedene Personen wieder sehen: Stelle in der Mitarbeitendensuche auf inaktive Mitarbeiter um.
Hinweis: „Inaktiv“ wird über das Austrittsdatum in der Spalte Bis gesteuert. Die Sichtbarkeit nach Austritt regelst du über die Einstellung Mitarbeiter nach Austritt nicht mehr anzeigen.
FAQ
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Warum sollte ich Mitarbeitende nicht löschen?
Das Inaktivstellen bewahrt wichtige historische Daten (z. B. Aufgaben und Kommunikation), unterstützt einen nahtlosen Übergang bei vorübergehender Inaktivität und verhindert administrativen Aufwand sowie potenzielle Datenverluste durch Löschen und Wiederherstellen.
Wann gilt eine Person in TIME4 als inaktiv?
Wenn in der Tabelle Beschäftigungszeiträume in der Spalte Bis das Austrittsdatum eingetragen ist.
Warum sehe ich eine ausgeschiedene Person nicht mehr in TIME4?
Wenn zusätzlich die Einstellung Mitarbeiter nach Austritt nicht mehr anzeigen aktiviert ist, wird die Person nach Austritt ausgeblendet.
Wie kann ich ausgeschiedene Personen wieder einblenden?
In der Mitarbeitendensuche kannst du auf inaktive Mitarbeiter umstellen, um bereits ausgeschiedene Personen wieder anzuzeigen.
Bleibt die Person nach dem Inaktivstellen noch sichtbar?
Ja. Die Person bleibt für den Rest des Beschäftigungszeitraums in der Personalliste sichtbar und erhält einen entsprechenden Hinweis.