KI-Spracherfassung in TIME4
Mit der KI-Spracherfassung in TIME4 dokumentierst du Arbeiten direkt per Sprache. Die App erstellt daraus einen strukturierten Berichtsvorschlag, den die ausführende Person vor dem Speichern prüft und bei Bedarf korrigiert.
Freigabe im Backoffice
Die KI-Berichterfassung wird in der App-Konfiguration aktiviert. Öffne dazu im Backoffice den folgenden Bereich:
Einrichtung > App-Konfiguration > Reiter „Monteurberichte“
KI in der App
Nach der Freigabe steht die KI-Spracherfassung in der App dort zur Verfügung, wo Mitarbeitende ohnehin dokumentieren und Daten erfassen.
Die Mehrwerte der KI
In der Zeit einer Sprachnachricht erfasst
Kein Formular, kein Durchtippen von Feldern und keine Zettel im Fahrzeug: Die ausführende Person spricht frei ins Handy, so wie sie es einer Kollegin oder einem Kollegen erzählen würde. Daraus entsteht ein fertiger Berichtsvorschlag mit Arbeitszeit, Tätigkeit, Material, Statustext und Notiz.
Nutzen: Das Erfassen dauert nur so lange wie das Erzählen.
Beispiel, gesprochen:„Heute vier Stunden Montage mit Meier, dazu drei Meter Kupferrohr 15er und zwei Kugelhähne. Anlage läuft, Kunde will noch einen Termin für den Zähler.“
Daraus wird: 4 Std. Montage · Mitarbeitende Person Meier · 3 m Kupferrohr 15 mm · 2 Kugelhähne · Status „Anlage in Betrieb“ · Notiz „Termin Zähler vereinbaren“
Sprache egal, der Bericht kommt auf Deutsch
Nicht alle im Team sprechen Deutsch. Die Berichte müssen im Büro, für Kundschaft und für die Abrechnung trotzdem verständlich und einheitlich sein.
Die KI erkennt automatisch, in welcher Sprache gesprochen wird. Es muss vorher nichts eingestellt werden. Der Bericht wird anschließend auf Deutsch aufbereitet.
Nutzen: Jede Person spricht so, wie sie kann. Das Büro liest, was es braucht.
Beispiel, gesprochen auf Polnisch:„Dzisiaj cztery godziny montażu i trzy metry rury miedzianej.“
Im Bericht: 4 Std. Montage · 3 m Kupferrohr
Warum das für den Betrieb zählt: Es sind keine Übersetzungen durch Vorgesetzte nötig, Rückfragen am nächsten Tag werden reduziert und Berichte werden trotz Sprachhürden vollständig erstellt. Auch neue Mitarbeitende können ab dem ersten Tag vollständig dokumentieren.
Volle Kontrolle, keine Buchung ohne Prüfung
Die KI schlägt vor. Gebucht wird erst, wenn die ausführende Person den Vorschlag bestätigt.
Vor dem Speichern wird der komplette Vorschlag angezeigt: Beschreibung, Arbeitszeiten und Positionen. Jede Zeile kann korrigiert oder gestrichen werden. So landet nichts unbemerkt in den Daten.
Nutzen: Es wird nichts gebucht, was nicht geprüft wurde.
Warum das für den Betrieb zählt: Die Zeiterfassung bleibt prüfbar und nachvollziehbar. Das ist die Grundlage für Lohn, Rechnung und Nachkalkulation. Die KI beschleunigt die Eingabe, entscheidet aber nicht eigenständig.
Ablauf in drei Schritten
- Antippen: Die Sprachfunktion befindet sich dort, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten, also in allen Bereichen, in denen auch erfasst werden kann.
- Erzählen: Frei sprechen, ohne feste Vorgaben. Pausieren und Fortsetzen ist jederzeit möglich.
- Prüfen und übernehmen: Vorschlag ansehen, bei Bedarf korrigieren und anschließend buchen.
Nutzen für den Betrieb
- Vollständigere Daten: Erfassen wird einfacher und ist keine zusätzliche Hürde mehr.
- Aktuellere Daten: Dokumentiert wird direkt auf der Baustelle.
- Weniger Nacharbeit im Büro: Berichte kommen strukturiert an und nicht als unübersichtliche Textwand.
- Belastbare Nachkalkulation: Zeiten und Material werden dort erfasst, wo sie entstehen.
- Keine Sprachbarriere: Jede Person im Team kann vollständig dokumentieren.
- Kein Kontrollverlust: Jede Buchung wird von Mitarbeitenden bestätigt.
Gratis-Berichte und zusätzliche Lizenzen
Wenn die 5 Gratis-Berichte aufgebraucht sind, kann die ausführende Person in der App eine Nachricht an die hinterlegte Ansprechperson senden, dass mehr Lizenzen benötigt werden.
Meldung aufgebrauchte Free-Berichte
Quickcheck
Quickcheck öffnen
FAQ
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Muss vor dem Sprechen eine Sprache ausgewählt werden?
Nein. Die KI erkennt automatisch, in welcher Sprache gesprochen wird. Der Bericht wird anschließend auf Deutsch aufbereitet.
Wird ein Bericht automatisch gebucht?
Nein. Die KI erstellt nur einen Vorschlag. Gebucht wird erst, wenn die ausführende Person den Vorschlag geprüft und bestätigt hat.
Welche Inhalte kann die KI aus der Sprache erfassen?
Aus der Sprache kann ein Berichtsvorschlag mit Arbeitszeit, Tätigkeit, Material, Statustext und Notiz entstehen.
Kann der Vorschlag vor dem Speichern geändert werden?
Ja. Beschreibung, Arbeitszeiten und Positionen können vor dem Speichern geprüft, korrigiert oder gestrichen werden.
Was passiert, wenn die 5 Gratis-Berichte aufgebraucht sind?
Die ausführende Person kann in der App eine Nachricht an die hinterlegte Ansprechperson senden, dass mehr Lizenzen benötigt werden.
Was passiert, wenn keine Ansprechperson hinterlegt ist?
In der App wird angezeigt, dass keine Ansprechperson hinterlegt ist. Die nutzende Person soll sich dann an die Administration wenden.