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SMTP‑Parameter für den E‑Mail‑Versand in TIME4 einrichten

Kundenservice
  • Aktualisiert
Hinweis: Wenn Microsoft 365 / Exchange Online im Einsatz ist und OAuth (Microsoft Entra) benötigt wird, binden Sie bitte Ihre IT‑Administration ein und nutzen Sie die verlinkte Anleitung.
 

Einführung

Damit TIME4 erstellte Berichte versenden kann, müssen im Backoffice die SMTP‑Parameter korrekt hinterlegt werden: Mailserver, Port/Verschlüsselung, Authentifizierung und Absenderadresse. 
TIME4 unterstützt dabei sowohl klassische Anmeldung (Basic Auth) als auch moderne Authentifizierung über Microsoft Entra / OAuth (typisch bei Microsoft 365).

Voraussetzungen

  • Sie kennen die SMTP‑Zugangsdaten Ihres Mailservers (Server/Host, Port, TLS/SSL, Benutzername/Passwort oder OAuth‑Werte).
  • Die gewünschte Absender‑E‑Mailadresse existiert als Postfach auf dem Mailserver und wird dort verwaltet. 
  • Für Microsoft 365 / Exchange Online mit OAuth: Tenant ID, Client ID, Client Secret müssen vorliegen (meist von IT bereitzustellen).

Schritt‑für‑Schritt: SMTP‑Parameter in TIME4 hinterlegen

Schritt 1: Maske in TIME4 öffnen

  1. Öffnen Sie im TIME4 Backoffice den Bereich Firma. 
  2. Wechseln Sie zum Reiter/Abschnitt Monteurberichte und suchen Sie den Block „SMTP‑Parameter für den E‑Mail‑Versand“.

Schritt 2: SMTP‑Server (Host) eintragen

  1. Tragen Sie als Server den Hostnamen Ihres Mailservers ein (z. B. smtp.office365.com).
  2. Wichtig: Verwenden Sie keine IP‑Adresse, sondern einen Hostnamen.
  3. Typische Beispiele für Hostnamen (je nach Provider):
    • smtp.office365.com (Microsoft 365)
    • smtp.gmail.com, smtp.mail.yahoo.com, smtp.ionos.de

Schritt 3: Port & Verschlüsselung (TLS/SSL) festlegen

Wählen Sie Port und Verschlüsselung passend zu Ihrem Mailserver:

  • Port 587 (empfohlen): Standard moderner Clients → TLS aktivieren (Haken bei „TLS“).
  • Port 465: SSL/TLS‑Variante (häufig bei älteren Systemen).
  • Port 25: typischerweise ohne TLS (nur nutzen, wenn Ihr Provider das explizit so vorgibt).

Praxis‑Tipp: Wenn Sie Port 587 verwenden, ist das Setzen von TLS in der Regel entscheidend, damit der Verbindungsaufbau klappt.

Schritt 4: Authentifizierung auswählen (Basic vs. OAuth)

Variante A – Basic Auth (klassisch)

  1. Wählen Sie Basic Auth. 
  2. Hinterlegen Sie Benutzername und Passwort des Mailkontos.
  3. Stellen Sie sicher, dass diese Zugangsdaten sich am oben eingetragenen Mailserver anmelden dürfen.

Variante B – Microsoft Entra Auth / OAuth (modern, Microsoft 365)

  1. Wählen Sie Microsoft Entra Auth bzw. OAuth.
  2. Tragen Sie ein: Tenant ID, Client ID, Client Secret. 
  3. Wenn Ihnen diese Werte nicht vorliegen: IT‑Administration / Dienstleister einbinden. 
  4. Für die komplette IT‑Einrichtung (App‑Registrierung, Berechtigungen, Exchange‑Schritte) nutzen Sie diesen Beitrag: OAuth‑Authentifizierung für den E‑Mail‑Versand in TIME4 einrichten

Hinweis: In TIME4 steht OAuth in der Einrichtung unter Firma → Monteurberichte zur Auswahl bereit.

Schritt 5: Absender‑E‑Mailadresse prüfen & eintragen

  1. Tragen Sie die Absender‑E‑Mailadresse in TIME4 ein.
  2. Die Absenderadresse muss als richtiges Postfach auf dem Mailserver existieren. 
  3. Öffentliche Postfächer (ohne Passwort) können nicht verwendet werden.

Schritt 6: Testmail senden

  1. Speichern Sie die Einstellungen.
  2. Nutzen Sie (falls vorhanden) die Funktion „Test E‑Mail senden“, um die Konfiguration direkt zu prüfen.

Häufige Fehlerbilder & Lösungen

Symptom

Ursache

Lösung
„Verbindung fehlgeschlagen“ / Timeout
  • Falscher SMTP‑Host (Tippfehler) oder IP statt Hostname genutzt. 
  • Port passt nicht zur Verschlüsselung (z. B. 587 ohne TLS).
  • Hostname prüfen (z. B. smtp.office365.com). 
  • Bei Port 587 unbedingt TLS aktivieren. 
  • Falls Provider 465 verlangt: auf 465 umstellen und SSL/TLS verwenden.
„Authentifizierung fehlgeschlagen“ (Basic Auth)
  • Benutzer/Passwort falsch oder Konto darf nicht per SMTP anmelden. 
  • In Microsoft‑365‑Umgebungen ist häufig OAuth erforderlich (Basic ist nicht mehr überall zulässig).
  • Zugangsdaten prüfen (Benutzername/Passwort). 
  • Bei Microsoft 365: auf OAuth (Microsoft Entra Auth) umstellen und IT‑Anleitung verwenden.
OAuth‑Fehler „535 5.7.3 Authentication unsuccessful“
Dienstprinzipal/Service Principal in Exchange nicht korrekt registriert (IT‑Konfiguration).
IT‑Admin: Schritt „Dienstprinzipal registrieren“ gemäß OAuth‑Anleitung prüfen/erneut durchführen.
OAuth‑Fehler „535 5.7.139 Authentication unsuccessful“
SMTP AUTH ist tenant‑seitig deaktiviert (IT‑Einstellung).
IT‑Admin: SMTP AUTH im Tenant aktivieren (Exchange‑Einstellung / PowerShell) gemäß OAuth‑Anleitung.
Testmail schlägt fehl, obwohl OAuth eingerichtet ist
Absenderadresse in TIME4 passt nicht zum Postfach, das in Exchange berechtigt wurde.
Absenderadresse in TIME4 mit dem freigegebenen Postfach abgleichen und korrigieren.
„Client Secret abgelaufen“
Das OAuth Client Secret ist abgelaufen (IT‑seitig).
IT‑Admin: neues Secret erstellen und in TIME4 aktualisieren.

Wann muss ich mich an die IT‑Administration wenden?

Verweisen Sie an die IT/den IT-Dienstleister, wenn…

  • Microsoft 365 / Exchange Online genutzt wird und OAuth erforderlich ist. 
  • Tenant ID / Client ID / Client Secret fehlen oder neu erstellt werden müssen.
  • Fehlercodes wie 535 5.7.3 / 535 5.7.139 / Unauthorized auftreten (typisch: Entra/Exchange‑Berechtigungen).

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