Versand der Stundenzettel per E-Mail

Statt zu drucken, kannst du allen Mitarbeitenden ihren eigenen Stundenzettel bzw. ihre Spesenliste als PDF per E-Mail schicken.

Du startest den Versand unter Zeitverwaltung › Zeiterfassung im Menüband über Stundenzettel drucken. Wie du Liste, Mitarbeitende, Zeitraum, Druckoptionen und Anhang einstellst, steht im Artikel „Stundenzettel drucken“.

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand

Damit du Stundenzettel per E-Mail aus dem Backoffice versenden kannst, müssen die E-Mail-Adressen der empfangenden Personen korrekt eingerichtet sein.

Prüfe vor dem Versand folgende Voraussetzungen:

Unter Stammdaten › Mitarbeiter muss die E-Mail-Adresse der empfangenden Person gepflegt sein (Feld E-Mail).
Wenn E-Mail-Adressen aus PASST importiert werden, müssen diese dort korrekt hinterlegt sein.
Hast du unter Einrichtung › Firma im Reiter Monteurberichte bei den SMTP-Parametern für den E-Mail-Versand einen Server eingetragen, sind die Daten dort vollständig.

Eigene SMTP-Daten sind nicht zwingend: Ist das Feld Server leer, verschickt TIME4 die Stundenzettel mit einer Absenderadresse von TIME4. Mit eigenen SMTP-Daten ist der Absender die E-Mail-Adresse Absender aus dem Bereich Einstellungen Monteurberichte. Damit die E-Mails von deinem Betrieb kommen, richte am besten eigene SMTP-Daten ein (siehe Firmeneinstellungen: Monteurberichte).

Stundenzettel per E-Mail versenden

Öffne im Backoffice die Zeiterfassung.

Seitenmenü mit aufgeklapptem Bereich Zeitverwaltung und markiertem Eintrag Zeiterfassung — Zeiterfassung im Backoffice öffnen

Sobald die Maske Zeiterfassung geöffnet ist, wird das Icon Stundenzettel drucken aktiv.

Menüband der Zeiterfassung mit markiertem Icon Stundenzettel drucken — Aktives Icon „Stundenzettel drucken“

Klicke auf das Icon Stundenzettel drucken, um das Dialogfenster für den weiteren Versand zu öffnen.

Im Dialogfenster kannst du festlegen, für welche Mitarbeitenden die Stundenzettel erstellt und versendet werden sollen. Wähle dazu den gewünschten Mitarbeitendenkreis aus (Auswahlfeld neben Mitarbeiter). Zusätzlich legst du den gewünschten Zeitraum fest, für den die Stundenzettel versendet werden sollen. Alle weiteren Einstellungen wie Liste, Druckoptionen und Anhang triffst du wie beim Drucken, beschrieben im Artikel „Stundenzettel drucken“.

Hinweis: Prüfe vor dem Versand sorgfältig, ob der ausgewählte Mitarbeitendenkreis und der Zeitraum korrekt sind.

Klicke im Dialogfenster auf E-Mails senden, um den Versand der Stundenzettel per E-Mail zu starten. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster Stundenzettel E-Mail-Versand.

In diesem Dialogfenster kannst du bei Bedarf den Betreff und den Text der E-Mail anpassen. TIME4 schlägt einen Standardtext vor und merkt sich deine Änderungen. Klicke dann auf Senden.

Dialogfenster Stundenzettel E-Mail-Versand mit Betreff, Standardtext und den Buttons Senden und Abbrechen — Dialogfenster „Stundenzettel E-Mail-Versand“

Wichtige Hinweise zu E-Mail-Adressen

Die Stundenzettel werden immer an die E-Mail-Adressen versendet, die in den Stammdaten der Mitarbeitenden hinterlegt sind (Feld E-Mail).
Aus dem ERP importierte E-Mail-Adressen können nachträglich nicht in TIME4 geändert werden. Die Änderung muss direkt im ERP erfolgen, zum Beispiel in PASST.
Der E-Mail-Versand greift nicht auf die E-Mail-Adresse zu, die unter Einrichtung › Firma im Reiter Allgemeines bei den Kontaktinformationen hinterlegt ist.

Hinweis: TIME4 verschickt die Stundenzettel an die private E-Mail-Adresse aus den Stammdaten (Feld E-Mail im Bereich Adresse). Kläre vorher mit deinen Mitarbeitenden, ob sie damit einverstanden sind.

Rückmeldung zum Versand

TIME4 verschickt die E-Mails im Hintergrund und zeigt den Fortschritt an. Nach dem Versand erhältst du eine Rückmeldung. Die Rückmeldung erscheint unter Benachrichtigungen. Darin wirst du darüber informiert, ob die E-Mails erfolgreich versendet wurden. Mitarbeitende ohne gültige E-Mail-Adresse erhalten nichts, TIME4 nennt sie dir in dieser Rückmeldung.

Benachrichtigung Fertig – erfolgreich: Alle Stundenzettel wurden erfolgreich verschickt — Rückmeldung: Versand erfolgreich

Falls der Versand nicht erfolgreich ausgeführt werden konnte, erhältst du ebenfalls eine entsprechende Information. Den Grund für den fehlgeschlagenen Versand kannst du in den Details einsehen.

Benachrichtigung Fertig – fehlerhaft mit dem Button Details — Rückmeldung: Versand fehlgeschlagen

Hinweis: Wenn der Versand fehlschlägt, öffne die Details in der Benachrichtigung. Dort findest du weitere Informationen zur Ursache. Prüfe auch die Voraussetzungen für den E-Mail-Versand. Kommst du nicht weiter, wende dich an den TIME4-Support.

Quickcheck

Quickcheck öffnen

Die Zeiterfassung wurde im Backoffice geöffnet, das Icon Stundenzettel drucken ist aktiv und das Dialogfenster Stundenzettel drucken wurde geöffnet.
Der gewünschte Mitarbeitendenkreis und der passende Zeitraum wurden ausgewählt.
Für den E-Mail-Versand ist die E-Mail-Adresse der empfangenden Person in den Stammdaten hinterlegt, und die Mitarbeitenden sind mit dem Versand an ihre private Adresse einverstanden. Wenn E-Mail-Adressen aus PASST importiert werden, sind sie dort korrekt gepflegt.
Sollen die E-Mails von deinem Betrieb kommen, sind unter Einrichtung › Firma im Reiter Monteurberichte die SMTP-Parameter für den E-Mail-Versand vollständig eingerichtet.
Der Versand wurde über E-Mails senden gestartet, Betreff und Text wurden bei Bedarf angepasst und die Rückmeldung zum Versand wurde unter Benachrichtigungen geprüft. Bei einem fehlgeschlagenen Versand wurden die Details eingesehen.

FAQ

FAQ öffnen

Wo starte ich den Versand der Stundenzettel per E-Mail?

Du startest den Versand im Backoffice über die Zeiterfassung. Sobald die Maske geöffnet ist, wird das Icon Stundenzettel drucken aktiv. Findest du es nicht, kann dein Betrieb den Stundenzettel umbenannt haben. Button und Fenster tragen dann diesen Namen. Mitarbeitende ohne Sachbearbeiter- oder Abteilungsleiter-Rechte sehen den Button nur, wenn das in ihren Einstellungen zum Web-Zugang erlaubt ist.

Was muss für den E-Mail-Versand eingerichtet sein?

In den Stammdaten der Mitarbeitenden muss die E-Mail-Adresse der empfangenden Person gepflegt sein. Eigene SMTP-Daten sind nicht zwingend: Ist unter Einrichtung › Firma im Reiter Monteurberichte bei den SMTP-Parametern für den E-Mail-Versand kein Server eingetragen, verschickt TIME4 die Stundenzettel mit einer Absenderadresse von TIME4. Damit die E-Mails von deinem Betrieb kommen, richte dort eigene SMTP-Daten ein. Hast du einen Server eingetragen, müssen die Daten vollständig sein.

Kann ich Betreff und Text der E-Mail anpassen?

Ja. Im Dialogfenster Stundenzettel E-Mail-Versand kannst du Betreff und Text der E-Mail bei Bedarf anpassen. TIME4 merkt sich deine Änderungen.

An welche E-Mail-Adresse werden die Stundenzettel versendet?

Die Stundenzettel werden immer an die E-Mail-Adressen versendet, die in den Stammdaten der Mitarbeitenden hinterlegt sind. Das ist ihre private E-Mail-Adresse (Feld E-Mail im Bereich Adresse). Kläre vorher mit deinen Mitarbeitenden, ob sie mit dem Versand an ihre private Adresse einverstanden sind. Die E-Mail-Adresse unter Kontaktinformationen in den Firmeneinstellungen verwendet der Versand nicht. Aus dem ERP importierte E-Mail-Adressen können nachträglich nicht in TIME4 geändert werden. Die Änderung muss direkt im ERP erfolgen.

Wo sehe ich, ob der Versand erfolgreich war?

Nach dem Versand erscheint eine Rückmeldung unter Benachrichtigungen. Dort siehst du, ob die E-Mails erfolgreich versendet wurden. Wenn der Versand fehlgeschlagen ist, kannst du den Grund in der Benachrichtigung über die Details einsehen.