In diesem Beitrag erfährst Du, welche Voraussetzungen für den Versand von Stundenzetteln per E-Mail aus dem Backoffice erfüllt sein müssen, wie Du den Versand startest und wie Du Rückmeldungen zum Versand prüfst.
Voraussetzungen für den E-Mail-Versand
Damit Du Stundenzettel per E-Mail aus dem Backoffice versenden kannst, müssen die E-Mail-Adressen der empfangenden Personen sowie die technischen Versandparameter korrekt eingerichtet sein.
Prüfe vor dem Versand folgende Voraussetzungen:
- Im Mitarbeiterstamm muss die E-Mail-Adresse der empfangenden Person gepflegt sein.
- Wenn E-Mail-Adressen aus PASST importiert werden, müssen diese dort korrekt hinterlegt sein.
- Unter Einrichtung > Firma > Reiter Monteurberichte müssen die SMTP-Parameter für den E-Mail-Versand konfiguriert sein.
Stundenzettel versenden
Öffne im Backoffice die Zeiterfassung.
Sobald die Maske Zeiterfassung geöffnet ist, wird das Icon Stundenzettel drucken aktiv.
Klicke auf das Icon Stundenzettel drucken, um das Dialogfenster für den weiteren Versand zu öffnen.
Dialogfenster „Stundenzettel drucken“
Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich das Dialogfenster Stundenzettel drucken.
Im Dialogfenster kannst Du festlegen, für welche Mitarbeitenden die Stundenzettel erstellt und versendet werden sollen.
Wähle dazu den gewünschten Mitarbeitendenkreis aus.
Zusätzlich legst Du den gewünschten Zeitraum fest, für den die Stundenzettel versendet werden sollen.
Stundenzettel per E-Mail versenden
Klicke im Dialogfenster auf E-Mails senden, um den Versand der Stundenzettel per E-Mail zu starten.
Anschließend öffnet sich das Dialogfenster Stundenzettel E-Mail-Versand.
In diesem Dialogfenster kannst Du bei Bedarf den Betreff und den Text der E-Mail anpassen.
Wichtige Hinweise zu E-Mail-Adressen
Rückmeldung zum Versand
Nach dem Versand erhältst Du eine Rückmeldung über ein Dialogfenster. Darin wirst Du darüber informiert, ob die E-Mails erfolgreich versendet wurden.
Falls der Versand nicht erfolgreich ausgeführt werden konnte, erhältst Du ebenfalls eine entsprechende Information.
Den Grund für den fehlgeschlagenen Versand kannst Du in den Details einsehen.
Quickcheck
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- Die E-Mail-Adresse der empfangenden Person ist im Mitarbeiterstamm hinterlegt.
- Wenn E-Mail-Adressen aus PASST importiert werden, sind sie dort korrekt gepflegt.
- Die SMTP-Parameter sind unter Einrichtung > Firma > Reiter Monteurberichte konfiguriert.
- Die Zeiterfassung wurde im Backoffice geöffnet.
- Das Icon Stundenzettel drucken ist aktiv.
- Das Dialogfenster Stundenzettel drucken wurde geöffnet.
- Der gewünschte Mitarbeitendenkreis wurde ausgewählt.
- Der passende Zeitraum wurde ausgewählt.
- Der Versand wurde über E-Mails senden gestartet.
- Betreff und Text wurden bei Bedarf angepasst.
- Die Rückmeldung zum Versand wurde geprüft.
- Bei einem fehlgeschlagenen Versand wurden die Details eingesehen.
FAQ
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Wo starte ich den Versand der Stundenzettel per E-Mail?
Du startest den Versand im Backoffice über die Zeiterfassung. Sobald die Maske geöffnet ist, wird das Icon Stundenzettel drucken aktiv.
Welche Voraussetzung muss im Mitarbeiterstamm erfüllt sein?
Im Mitarbeiterstamm muss die E-Mail-Adresse der empfangenden Person gepflegt sein. An diese Adresse wird der Stundenzettel versendet.
Wo werden die SMTP-Parameter für den E-Mail-Versand konfiguriert?
Die SMTP-Parameter werden unter Einrichtung > Firma > Reiter Monteurberichte konfiguriert.
Was kann ich im Dialogfenster „Stundenzettel drucken“ auswählen?
Im Dialogfenster kannst Du den gewünschten Mitarbeitendenkreis und den Zeitraum auswählen, für den die Stundenzettel versendet werden sollen.
Kann ich Betreff und Text der E-Mail anpassen?
Ja. Im Dialogfenster Stundenzettel E-Mail-Versand kannst Du Betreff und Text der E-Mail bei Bedarf anpassen.
An welche E-Mail-Adresse werden die Stundenzettel versendet?
Die Stundenzettel werden immer an die E-Mail-Adressen versendet, die in den Stammdaten der Mitarbeitenden hinterlegt sind.
Können aus dem ERP importierte E-Mail-Adressen in TIME4 geändert werden?
Nein. Aus dem ERP importierte E-Mail-Adressen können nachträglich nicht in TIME4 geändert werden. Die Änderung muss direkt im ERP erfolgen.
Kann die E-Mail-Adresse manuell in TIME4 gepflegt werden?
Wenn die E-Mail-Adresse aus dem ERP importiert wird, kann sie nicht manuell in TIME4 gepflegt oder geändert werden.
Welche E-Mail-Adresse wird nicht für den Versand verwendet?
Der E-Mail-Versand verwendet nicht die E-Mail-Adresse, die unter Firma > Reiter Allgemeines > Kontaktinformationen hinterlegt ist.
Wo sehe ich, ob der Versand erfolgreich war?
Nach dem Versand erhältst Du eine Rückmeldung über ein Dialogfenster. Dort siehst Du, ob die E-Mails erfolgreich versendet wurden.
Wo finde ich den Grund, wenn der Versand fehlgeschlagen ist?
Wenn der Versand fehlgeschlagen ist, kannst Du den Grund im Rückmeldedialog über die Details einsehen.