Einleitung

Diese Übersicht zeigt, welche Angaben aus PASST+ in die Felder einer elektronischen Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD übertragen werden.

Die Felder einer E-Rechnung sind in der europäischen Norm EN 16931 einheitlich nummeriert. „BT“ (Business Term) bezeichnet ein einzelnes Datenfeld, „BG“ (Business Group) eine Gruppe zusammengehöriger Felder. Rechnungsempfänger, Portale und Prüfprogramme nennen bei Rückfragen oder Ablehnungen in der Regel diese Nummern.

Zu jedem Feld finden Sie die Stelle in PASST+, aus der der Wert stammt, sowie die Formate, in denen das Feld ausgegeben wird. So lässt sich gezielt prüfen, welche Angabe in den Stammdaten, im Vorgang oder in der Einrichtung zu ergänzen ist.

Wichtig: Die Formate ZUGFeRD und XRechnung werden regelmäßig weiterentwickelt. Diese Übersicht gilt für die Formate, die PASST+ in der Version 2027.c1 anbietet (Stand Oktober 2026). Mit neuen Formatversionen kann sich die Zuordnung ändern. Maßgeblich ist jeweils die Übersicht zu Ihrer Programmversion.

Zeichenerklärung zu den Tabellen

• XR = XRechnung, ZF 2.3/2.4 = „ZUGFeRD 2.3/2.4 (Extended)“, ZF 2.5 = „ZUGFeRD 2.5 (Extended)“
• ● = Das Feld wird ausgegeben, sofern in PASST+ ein Wert vorhanden ist.
• ○ = Das Feld wird nur unter einer Voraussetzung ausgegeben, die in der Spalte „Herkunft in PASST+“ beschrieben ist.
• – = Das Feld wird in diesem Format nicht ausgegeben.
• Feldnummern mit „X“ (z. B. BT-X-202) sind Erweiterungen des ZUGFeRD-Profils „Extended“. Sie sind nicht Bestandteil der EN 16931 und kommen in der XRechnung nicht vor.

Formate und Versionen

• Auswahl des Formats

Das Format der E-Rechnung legen Sie je Kunde unter „Einrichtung / Grundeinstellungen / Einstellungen EDI“ oder im Kundenstamm über die Bildschirmmaske 81 fest. Im Vorgangskopf kann die Einstellung über die Bildschirmmaske 141 eingeblendet werden.

Die Feldnummern und die Herkunft der Werte sind in beiden ZUGFeRD-Versionen identisch. Unterschiede bestehen vor allem zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Sie sind in den Tabellen in den Spalten „XR“, „ZF 2.3/2.4“ und „ZF 2.5“ gekennzeichnet.

Wichtig: Ältere Einstellungen mit den Bezeichnungen „ZUGFeRD 2.1 (EN16931)“ oder „ZUGFeRD 2.3 (Extended)“ erzeugen eine Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.3/2.4 (Extended)“.

Zuordnung der Felder

Rechnungskopf

Referenzen und Anlagen

Wichtig: Die Zentralregulierung wird nur bei ZUGFeRD berücksichtigt. Sie greift, wenn im Vorgang „Zentralregulierungs-Nr.“, „Vertragslieferanten-Nr.“ und „Anschlusshaus-Nr.“ eingetragen sind. Sammelrechnungen sind für die Zentralregulierung nicht möglich.

Verkäufer (eigene Firma)

Die Angaben zum Verkäufer stammen aus der Adresse zu Ihrer eigenen Kundennummer und aus „Einrichtung / Grundeinstellungen / Programm“. Geschäftsführung und Firmensitz werden in der Einrichtung unter Mandanten erfasst.

Wichtig: Für eine gültige E-Rechnung muss mindestens eine der Angaben „Eigene USt-IdNr“, „Eigene HandelsregisterNR.“, „Eigene Steuernummer“ oder „Lief.-Nr. (Kunde)“ hinterlegt sein. Bei XRechnung ist die „Eigene USt-IdNr“ oder die „Eigene Steuernummer“ zwingend erforderlich.

Käufer (Rechnungsempfänger)

Käufer ist der Kunde des Vorgangs. Ist im Vorgang ein abweichender Debitor eingetragen, gilt dieser als Käufer. Bleibt das Kennzeichen Druck Adresse auf „Kundenadresse“, „Debitor als Zusatzadresse“ oder „Factoring“, ist weiterhin der Kunde der Käufer.

Wichtig: Für die elektronische Adresse (BT-49) muss in der Ländertabelle für das Land des Käufers ein gültiger PEPPOL-Code hinterlegt sein.

Lieferung und Leistungszeitraum

Als Lieferadresse wird in dieser Reihenfolge verwendet: die Lieferadresse des Vorgangs, eine Lieferanschrift unter Kontakte im Vorgang oder die Kundenadresse.

Zahlungsangaben

Wichtig: Jede E-Rechnung benötigt eine Zahlungsart. Für die Überweisung muss zur eigenen Kundennummer eine Bankverbindung hinterlegt sein. Für die SEPA-Lastschrift sind das SEPA-Mandat des Kunden und die „Eigene UCI (SEPA-Gläubigeridentifikation)“ erforderlich.

Steuern und Summen

• Steuerkategorie (BT-118 und BT-151)

Positionen

Bemerkungen zur Rechnung

Zusätzliche Angaben aus dem Vorgang werden als Bemerkungen (BG-1, BT-22) übertragen. Unter „Einrichtung / Vorgang Handel / E-Rechnung“ legen Sie fest, welche der wählbaren Angaben übergeben werden: Die Einträge auf der linken Seite werden übergeben, die Einträge auf der rechten Seite nicht.

Handelsregister, Geschäftsführung und Firmensitz werden zusätzlich zusammengefasst in das Feld BT-33 übertragen (siehe Abschnitt „Verkäufer (eigene Firma)“).

Alle Angaben ohne Gewähr und Änderungen vorbehalten!