Unterstatus in PASST.prime automatisch setzen (basierend auf TIME4-Bericht)
Mit Unterstatus erhältst du in PASST.prime einen schnellen Überblick über den Status von Vorgängen – basierend auf Informationen aus dem TIME4-Bericht. Zusätzlich unterstützt die Lösung Sachbearbeitende dabei, gezielt nur bestimmte Status zu bearbeiten (z. B. Disposition von Folgeterminen oder Abrechnung von Berichten).
Hinweis: In dieser Anleitung geht es um Unterstatus in PASST.prime, die automatisch gesetzt werden, sobald im Berichte Eingang ein Abruf erfolgt und die definierten Kriterien erfüllt sind. Die Belegart (z. B. AA Arbeitsauftrag) wird dabei nie verändert.
Inhaltsverzeichnis
- Ziel
- Einrichtung
- Funktionsweise allgemein
- Übersicht: Vorgänge nach Belegarten und Unterstatus
- Termindisposition: Unterstatus „Folgetermin notwendig“
- Quickcheck
- FAQ
Ziel
- Schneller Überblick über den Status der Vorgänge in PASST.prime anhand von Informationen aus dem TIME4-Bericht
- Schneller Zugriff für Sachbearbeitende, die nur bestimmte Status bearbeiten müssen (Disposition Folgetermine, Abrechnung Berichte)
Hinweis: Unterstatus sind besonders hilfreich, wenn du Vorgänge effizient nach Bearbeitungsbedarf vorsortieren willst (z. B. „Folgetermin notwendig“ oder „abgeschlossen“), ohne die Belegart-Struktur anzupassen.
Einrichtung
1) Anlage Unterstatus
Pfad: [PASST.prime: Modul Stammdaten → Einrichtung → Vorgänge → Vorgangsarten]
- Kürzel und Bezeichnung angeben (z. B. FT | Folgetermin notw. und AB | abgeschlossen)
2) Zuordnung Unterstatus
Pfad: [PASST.prime: Modul Stammdaten → Einrichtung → Vorgang Reparatur → Zuordnung Belegstatus]
- Zuordnung Unterstatus zu einer Belegart (z. B. zum Arbeitsauftrag)
- Reihenfolge kann mit den schwarzen Pfeilen verändert werden
3) Zuordnung Statuswechsel anhand Status des TIME4-Berichts
Pfad: [PASST.prime: Modul Stammdaten → Einrichtung → Berichte → Zuordnung Statuswechsel]
- „Mobil Status“ muss Status zum TIME4-Bericht sein (Eingabe manuell, auf genaue Bezeichnung achten)
- Auch für andere Vorgangsarten (wie Baustelle) und andere Belegarten möglich
Wichtig: Der „Mobil Status“ wird manuell erfasst und muss exakt dem Status im TIME4-Bericht entsprechen. Achte daher besonders auf die genaue Bezeichnung, damit der Statuswechsel zuverlässig greift.
Funktionsweise allgemein
- Sobald im Berichte Eingang ein Abruf erfolgt und die Kriterien für die Vergabe eines Unterstatus erfüllt sind, wird der Unterstatus zum Vorgang gesetzt.
- Die Belegart (z. B. AA Arbeitsauftrag) wird dabei nie verändert.
- Der Unterstatus ist danach im Vorgang selbst sichtbar.
- Der Unterstatus kann manuell über Belegartänderung umgestellt werden (z. B. falls eine Eingabe falsch war oder sich der Status ändert).
Hinweis: Der Unterstatus wird automatisiert gesetzt, sobald die Bedingungen erfüllt sind. Wenn du manuell umstellst, nutze das gezielt für Korrekturen (z. B. bei falscher Eingabe oder geändertem Status).
Übersicht: Vorgänge nach Belegarten und Unterstatus
- Ansicht nach Belegarten auswählen [PASST.prime: Modul Vorgangsverwaltung → Vorgangsübersicht]
- Unterstatus können unterhalb der Belegarten ausgewählt werden
Hinweis: Wenn du gezielt nur bestimmte Vorgänge bearbeiten willst (z. B. Folgetermine disponieren), nutze die Unterstatus-Auswahl direkt in der Vorgangsübersicht.
Termindisposition: Unterstatus „Folgetermin notwendig“
Für den Unterstatus Folgetermin notwendig gibt es zwei Varianten, um Termine zu disponieren.
Variante 1: Termin / Pooltermin anlegen in der Vorgangsübersicht
- Funktion Termin anlegen: Terminplaner öffnet sich und der Termin kann eingetragen werden
- Funktion Pooltermin: Pooltermin kann Mitarbeiter*in oder Gruppe zugeordnet werden
Variante 2: Selektion von Vorgängen im Terminplaner
- Aufruf Terminplaner mit Reiter Vorgänge [PASST.prime: Modul Terminplaner]
- Selektion nach Belegart & Unterstatus (z. B. AA-FT)
- Termin zum Vorgang per Drag & Drop vergeben
Hinweis: Variante 1 ist praktisch für die direkte Bearbeitung in der Vorgangsübersicht. Variante 2 ist ideal, wenn du mehrere Vorgänge gesammelt disponieren und Termine effizient per Drag & Drop verteilen möchtest.
Quickcheck
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- Unterstatus sind angelegt (Kürzel/Bezeichnung, z. B. FT und AB).
- Unterstatus sind einer Belegart zugeordnet (z. B. Arbeitsauftrag) und Reihenfolge ist bei Bedarf angepasst (schwarze Pfeile).
- Statuswechsel ist eingerichtet: „Mobil Status“ entspricht exakt dem Status aus dem TIME4-Bericht (manuelle Eingabe, genaue Bezeichnung).
- Automatik greift erst nach Abruf im „Berichte Eingang“ und wenn Kriterien erfüllt sind.
- Belegart wird dabei nicht verändert (z. B. AA bleibt AA).
- Unterstatus ist im Vorgang sichtbar und kann bei Bedarf manuell (über Belegartänderung) korrigiert werden.
- In der Vorgangsübersicht sind Unterstatus unterhalb der Belegarten auswählbar.
- Für „Folgetermin notwendig“ ist die Disposition klar: Variante 1 (Termin/Pooltermin) oder Variante 2 (Terminplaner, AA-FT, Drag & Drop).
Wichtig: Wenn Unterstatus nicht automatisch gesetzt werden, prüfe als Erstes die exakte Schreibweise des „Mobil Status“ (TIME4-Bericht) und ob der Abruf im „Berichte Eingang“ tatsächlich erfolgt ist.
FAQ
FAQ anzeigen
Wofür werden Unterstatus verwendet?
Unterstatus geben dir einen schnellen Überblick über den Bearbeitungsstand von Vorgängen in PASST.prime, basierend auf Informationen aus dem TIME4-Bericht. Außerdem können Sachbearbeitende gezielt nach Status arbeiten (z. B. Folgetermine disponieren oder Berichte abrechnen).
Wird die Belegart durch das automatische Setzen des Unterstatus geändert?
Nein. Die Belegart (z. B. AA Arbeitsauftrag) wird dabei nie verändert. Es wird ausschließlich der Unterstatus gesetzt.
Was muss beim „Mobil Status“ beachtet werden?
Der „Mobil Status“ muss manuell erfasst werden und exakt dem Status im TIME4-Bericht entsprechen. Achte daher auf die genaue Bezeichnung.
Kann die Logik auch für andere Vorgangsarten oder Belegarten genutzt werden?
Ja. Die Zuordnung ist auch für andere Vorgangsarten (z. B. Baustelle) und andere Belegarten möglich.
Wann wird ein Unterstatus automatisch gesetzt?
Sobald im „Berichte Eingang“ ein Abruf erfolgt und die Kriterien für die Vergabe des Unterstatus erfüllt sind.
Wie werden Vorgänge nach Unterstatus gefiltert?
In der Vorgangsübersicht wählst du die Ansicht nach Belegarten aus. Unterstatus können anschließend unterhalb der Belegarten selektiert werden.
Wie disponierst du Folgetermine bei Unterstatus „Folgetermin notwendig“?
Entweder direkt in der Vorgangsübersicht über „Termin anlegen“ oder „Pooltermin“ (Variante 1) oder gesammelt über den Terminplaner, Reiter „Vorgänge“, Selektion nach Belegart & Unterstatus (z. B. AA-FT) und Zuweisung per Drag & Drop (Variante 2).