- Aufsplittung / Raffung von Buchungssätzen für die FIBU
Die Aufsplittung / Raffung von Buchungssätzen ist nur relevant für erfasste Eingangsrechnungen, die mit einer aktiven FIBU-Schnittstelle übertragen werden.
Bei der Erfassung einer Eingangsrechnung in der ERP-Software haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Angaben wie eine Vorgangsnummer, Bestellnummer, Kostenstelle etc. zu der Rechnung zu hinterlegen.
Standardmäßig führen einige dieser Angaben dazu, dass die Buchung der Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung aufgeteilt wird. Nicht alle erfassten Angaben sind jedoch für die Finanzbuchhaltung relevant, sondern nur innerhalb der Verarbeitung in der Warenwirtschaftssystem sinnvoll.
So kann es in der Praxis vorkommen, dass beispielsweise Sammelrechnungen von Lieferanten mit Angabe von zehn unterschiedlichen Bestellnummern in der Rechnung in der Finanzbuchhaltung als zehn einzelne Buchungssätze übertragen werden, obwohl die Finanzbuchhaltung möglicherweise nur einen Gesamtbetrag verbuchen möchte.
Es besteht nun die Möglichkeit zu steuern, in welchem Umfang eine in der ERP-Software erfasste Eingangsrechnung für die Übertragung an die Finanzbuchhaltung aufgeteilt wird.
Bestimmte steuerrechtliche Angaben wie das Steuerkennzeichen oder die Kontierung führen zwangsläufig immer zu einer Aufteilung. Diese können nicht zusammengefasst (gerafft) werden.
Bei folgenden Angaben können Sie nun selbst bestimmen, ob unterschiedliche Einträge je Rechnung in der Übertragung an die Finanzbuchhaltung zu einer Aufteilung führen oder zusammengefasst werden:
- Vorgangsnummer
- Kostenstelle
- Kostenträger
- Nummer der Bestellung
- Zuordnungskennzeichen der Nachkalkulation
- Leistungsdatum
- Fibu-Buchungstext
Anpassung in der Einrichtung unter Bestellwesen-Eingangsrechnungen-Aufsplittung/Raffung
Im Standard führen alle Merkmale mit unterschiedlichen Inhalten zu einer Aufteilung – alle verfügbaren Merkmale sind im rechten Selektionsfenster enthalten.
Soll zukünftig beispielsweise eine unterschiedliche Angabe/Erfassung der Bestellnummer zu keiner Aufteilung/Splittung des Fibu-Buchungssatz führen, ist das Merkmal abzuwählen bzw. nach links zu verschieben:
Kommt es durch die neue Definition zu der gewünschten Raffung (Zusammenfassung) einer Fibu-Buchung, dann würde im obigen Beispiel das Datenfeld für die Bestellnummer im Buchungssatz an die Fibu leer bleiben.
Sollen unterschiedliche Angaben beim Merkmal „Fibu-Buchungstext“ zu einer Raffung führen, gibt es zusätzlich die Möglichkeit im Feld „Fibu Buchungstext bei Raffung“ anstelle eines Leerfeldes einen Ersatztext frei zu bestimmen. Dieser Text – im Standard „div.“ - weist nur darauf hin, dass bei der Erfassung dieser Eingangsrechnung in der ERP-Software unterschiedliche Angaben eingetragen wurden.
Beispiel:
Ausgangslage Standard Einstellungen:
Eine Eingangsrechnung wird erfasst:
Durch die Aufteilung des Rechnungsbetrages mit Verteilung auf zwei unterschiedliche Vorgänge z.B. für die Nachkalkulation wird in der Fibu-Schnittstelle diese Buchung auch gesplittet / aufgeteilt.
(beispielhafte Ansicht der Buchungstabelle mit aktivierter DATEV-Schnittstelle – Darstellung hier mit 3 Zeilen - im DATEV-Buchungsstapel der Fibu-Übergabe zwei vollständige Buchungssätze zum Beleg)
Wird nun in der Einrichtung die Einstellung wie folgt verändert,
führt eine gleichartige Buchung
zu einer Raffung und das betroffene Datenfeld Vorgang/Kostenstelle bleibt in der Fibu-Übergabe leer, da der Inhalt nun nicht eindeutig ist:
Hier nochmal im Vergleich, Buchungssatz 14 mit der bisherigen Vorgehensweise und Buchungssatz 15 mit der neuen Möglichkeit.