Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungsprüfung
Mit diesem Update steht Ihnen die lizenzpflichtige Funktion „Rechnung prüfen“ im Bestellwesen unter Wareneingang zur Verfügung. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit einen Workflow zur Rechnungsfreigabe in Ihrem Unternehmen zu nutzen.
Einrichtung und Zugriffsrechte erweitert
In den Stammdaten / Einrichtung /Zugriffsrechte wurden unter Bestellwesen / Wareneingang die Zugriffsrechte für die Funktion angepasst. Zum einen gibt es nun den Zugriff „Rechnung buchen“ unter Wareneingang Rechnung / Rechnung buchen. Ist dieses Recht nicht gesetzt, hat der Nutzer keine Berechtigung den Button „Buchen“ im Wareneingang / Rechnung erfassen buchen zu benutzen.
Zusätzlich wurde in der Zugriffsteuerung „Rechnung prüfen“ aufgenommen. Hier haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob der Nutzer Prüfer hinzufügen kann, Prüfer entfernen kann oder den Prüfstatus ändern darf (Prüfung abschließen/freigeben).
Das Recht "Prüfung sehen" steht in Abhängigkeit zu den anderen Rechten. Das bedeutet, wenn das Recht "Prüfung sehen" gesperrt ist, der Nutzer aber beispielsweise einen Prüfer hinzufügen darf, kann er die Funktion trotzdem sehen und nutzen. Falls der Nutzer jedoch nicht berechtigt ist, "Rechnung prüfen" im Wareneingang zu nutzen, müssen alle vier Rechte an dieser Stelle entzogen werden.
Unter Einstellungen-Bestellwesen-Eingangsrechnungen würde der Punkt „Prüfungsstatus“ aufgenommen. Die Status Geprüft, In Prüfung und Zurückgestellt sind drei festvergeben Status, die nicht gelöscht werde können, Sie haben aber die Möglichkeit zusätzliche Status anzulegen. Erkennen kann man diese am „Interner Status“, die mit Ja gekennzeichneten sind die festhinterlegten, die mit Nein sind die selbstdefinierten. Das Kennzeichen „Abschlussstatus“ ist dafür da, um festzulegen mit welchem Status die Rechnung als geprüft gilt. Wird dieser Status vom Prüfer gesetzt, ist die Eingangsrechnung freigegeben und kann verbucht werden. Mit dem Status bei der Neuanlage einer Prüfung legen Sie fest, welchen der unten angelegten Status bei der Anlage des Prüfers, an der Rechnung, vorbelegt werden soll.
Wareneingang / Rechnung erfassen buchen
Der Menüpunkt "Rechnung buchen" wurde in "Rechnung erfassen/buchen" umbenannt. Der Benutzer, der die Eingangsrechnung erfasst, hat nun die Möglichkeit, im neuen Reiter "Rechnungsprüfung" beispielsweise den Bauleiter als Prüfer anzugeben. Durch Klicken auf den Button "Neu" wird eine Zeile erstellt. Der Benutzer selbst wird zunächst als "Mitarbeiter" angelegt, kann jedoch geändert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine Notiz für den Prüfer einzutragen und ein Fälligkeitsdatum festzulegen, bis wann die Prüfung erfolgen soll. Der Status wird mit dem oben beschriebenen Status voreingestellt. Zusätzlich wird der Ersteller angezeigt, der den Prüfer angelegt hat.
Über die vier oben eingefügten Buttons können Sie dem Prüfer eine Aufgabe, Kurznachricht usw. erstellen, die dieser dann in seinem Infocenter angezeigt bekommt.
Im Reiter „Eingangsrechnungen“ auf der rechten Seite, wurden die Selektionsmöglichkeiten erweitert. Zu den bisherigen Selektionen Erfassung, Gebucht und Alle sind noch Erfassung ohne Prüfung, Erfassung in Prüfung, Erfassung freigegeben und Erfassung überfällig hinzugefügt.
Der Mitarbeiter, der für die Rechnungsbuchung zuständig ist, kann über diesen Filter schauen, welche Rechnung freigegeben wurden oder noch in Prüfung sind.
Erfassung ohne Prüfung -> Alle Eingangsrechnungen, die keinen Prüfer eingetragen haben
Erfassung in Prüfung -> Alle Eingangsrechnungen, die einen Prüfer eingetragen haben
Erfassung freigegeben -> Alle Eingangsrechnungen, die den festgelegten Prüfstatus besitzen und somit freigegeben sind
Erfassung überfällig -> Alle Eingangsrechnungen, wo das Tagesdatum das „Fällig am“-Datum aus dem Reiter Rechnungsprüfung, überschritten wurde.
Der Mitarbeiter, der die Rechnung buchen muss, kann den Button „Buchen“ erst dann verwenden, wenn der Status bei allen Prüfern gesetzt ist, der in der Einrichtung als „Abschlussstatus“ definiert wurde.
Wareneingang / Rechnung prüfen
Für die Mitarbeiter, die die Rechnung prüfen sollen, aber nicht die Rechnung buchen bzw. erfassen dürfen, wurde der Menüpunkt „Rechnung prüfen“ neu aufgenommen.
Es ist die identische Ansicht wie unter „Rechnung erfassen/buchen“, nur hat der Prüfer hier keine Möglichkeiten an der erfassten Rechnung etwas zu ändern. Der Reiter Kontierung und Positionen sind einsehbar, aber nicht änderbar, ebenso der obere Erfassungsbereich der Eingangsrechnung.
Im rechten Bereich stehen zwei Reiter zur Verfügung. Im Reiter PDF kann man sich die Originalrechnung aus dem Archiv anschauen, sofern diese Datei mit der Rechnung verknüpft ist. Im Reiter Eingangsrechnung sieht man die Rechnungen, in der der aktuelle Bediener als Prüfer hinterlegt ist. Diese werden durch einen Doppelklick auf den Zeilenkopf geöffnet. Zusätzlich stehen für den Reiter Eingangsrechnung auch mehrere Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung.
„Meine in Prüfung“ -> Alle Eingangsrechnungen, bei denen der aktuelle Bediener als Prüfer eingetragen ist
„Meine freigegebenen“ -> Alle Eingangsrechnungen, bei denen der aktuelle Bediener den Status auf Geprüft gesetzt hat
„Meine überfällig“ -> Alle Eingangsrechnungen des aktuellen Bedieners, bei denen das „Fällig am“-Datum vor dem aktuellen Tagesdatum liegt
Im Reiter Rechnungsprüfung wird immer nur der aktuelle Bediener angezeigt, auch wenn an der Eingangsrechnung mehr als ein Prüfer hinterlegt ist. Rechnung prüfen dient als reine Ansicht des aktuellen Bedieners.
Der Prüfer hat die Möglichkeit eine Prüfungsnotiz für den Ersteller zu hinterlegen, dafür steht die Spalte „Prüfungsnotiz“ zur Verfügung. Die Spalte „Geprüft am“ wird automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt, wenn der Status vom Prüfer auf einen abschließenden Status gesetzt wurde.
Über die Vier Button im oberen Bereich des Reiters „Rechnungsprüfung“ hat der Prüfer die Möglichkeit eine Aufgabe, Kurznachricht usw. an den Ersteller zu senden. Diese wird im Infocenter des Empfängers angezeigt.
Ist die Rechnung nun vom Prüfer freigegeben, wäre die Eingangsrechnung buchbar. In dem Fall des unteren Screenshots hat nur ein Prüfer bisher geprüft, dann kann die Rechnung noch nicht gebucht werden.
Erst wenn alle Prüfer den Status auf den abschließenden Status gesetzt haben, ist der Button „Buchen“ freigegeben.