Im Dokumentenordner, der an vielen Programmstellen verfügbar ist, z.B. KIS, Vorgangsordner, Bestellung, Artikel, Anlage etc. gibt es eine neue Funktion zur Übertragung ins DMS.
Die Kundendokumente im Programmarchiv können über die Schaltfläche „Export ins DMS“ (auch im Kontextmenü zu finden) an das DMS übertragen werden. Man kann den ganzen Ordner übertragen oder durch Auswahl von Dateien/Ordnern in der Ansicht nur einen Teil der vorhandenen Dateien.
Der Export-Dialog bietet noch einige Einstellungsmöglichkeiten:
- Der Allgemeine Dokumententyp ist der Dokumententyp, welcher im ersten Schritt für alle Dokumente in der Auswahl gezogen wird
- Unabhängig davon werden die generierten Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc. mit dem Dokumententyp aus der Einrichtung versehen
Mit der Option „Dokumententyp je Ordner“ können einzelnen Unterordnern in der Auswahl andere Dokumententypen zugeordnet werden
Mit der Auswahl „Dokumententyp je Datei“ können Sie jeder einzelnen Datei einen Dokumententyp zuordnen.
Bei Auswahl „Verschlagwortung je Datei“ wird für jedes Dokument die Verschlagwortung aufgerufen. Der Dokumententyp wird mit dem Allgemeinen Dokumententypen aus der Maske vorbelegt
Nach dem Import sind die Dokumente im DMS.
Beispiel zur Option „Dokumententyp je Ordner“
Die Datei „AB_1909836.pdf“ wurde vom Import als Abschlagsrechnung erkannt (über die Bezeichnung) und daher mit dem Dokumententyp aus der Einrichtung versehen
Die restlichen Dokumente aus dem ausgewählten Ordner wurden dem Allgemeinen Dokumententyp „Ausgang Vorgangsbeleg“ zugeordnet.
Dem Unterordner „Test“ wurde der Dokumententyp „Bilder“ zugeordnet
Dem anderen Unterordner entsprechend auch der Dokumententyp aus der obigen Zuordnung