In der Einrichtung im Programm wird festgelegt, mit wieviel Stellen die Kunden- und Lieferantennummern generiert werden sollen. Bei späterer Einrichtung der Fibu-Schnittstelle an DATEV, kann die Länge der Kunden- und Lieferantennummern von der in der Finanzbuchhaltung verwendeten Nummernlänge der Debitoren und Kreditoren abweichen. Dafür gibt es am Kunden- und Lieferantenstamm zusätzlich das Datenfeld "DATEV-Nummer". Eine darin festgelegte Ziffer wird nur für die Fibu-Übergabe an DATEV anstelle der Kunden- /Lieferantennummer verwendet.
Im Feld "Länge DATEV Nummer" wird festgelegt, mit wieviel Stellen die Debitoren und Kreditoren in der DATEV-Finanzbuchhaltung geführt werden.
Wird im Kunden- oder Lieferantenstamm eine Zahl im Feld DATEV-Nummer eingetragen, wird die Zahl auf die eingestellte Länge geprüft. Zusätzlich werden bei Kunden nur DATEV-Nummer zugelassen, die mit 1, 2, 3, 4, 5 oder 6 beginnen und bei Lieferanten, die mit einer 7, 8 oder 9 beginnen.
Der Button „Neue Nummer“ erzeugt die nächste höhere freie DATEV-Nummer, wie es oben in der Einrichtung eingestellt wurde. Bei einem 5-stelligen DATEV-Nummernsystem werden bei Kunden eine Zahl zwischen 10.000 und 69.999 und bei Lieferanten eine Zahl zwischen 70.000 und 99.999 vorgegeben.
Neu ist hier auch, dass die DATEV-Nummer bei Kunden- bzw. Lieferantenanlage automatisch gefüllt werden kann:
Ist die Checkbox "Vorbelegung DATEV Nummer" aktiv, wird die DATEV-Nummer automatisch gemäß den Vorgaben bei der Anlage von Kunden oder Lieferanten um die nächst höhere Zahl gefüllt.
Ist die festzulegende DATEV-Nummer länger als die in Business five verwendete Kunden- /Lieferantennummer, besteht zusätzlich die Möglichkeit, z.B. die Kundennummer um einen Wert zu addieren, um die Länge der DATEV-Nummer zu erreichen und die Kundennummer in der DATEV-Nummer erkennbar zu lassen:
In dieser Konfiguration wird bei der Neu-Kundenanlage mit Kundennummer 240300 automatisch die 7-stellige DATEV-Nummer "1240300" erzeugt - Es wird die Kundennummer mit dem Wert 1.000.000 addiert, damit die Ziffer 1 zur Kundennummer vorne angefügt. Für einen neuen Lieferanten mit der Lieferantenummer 635800 wird die DATEV-Nummer "7635800" generiert.