Die neu entwickelte Funktion "Fremdartikel austauschen" ermöglicht es, Artikel aus Fremdkatalogen gegen Artikel aus dem eigenen Artikelstamm zu tauschen. Diese Funktion wurde in den Bestellpositionen, Vorgangspositionen/Stücklisten, Eingangsrechnungspositionen und in der Nachkalkulation integriert.
Bei der Verwendung dieser Funktion wird zuerst nach einem passenden Artikel im eigenen Artikelstamm gesucht, der entweder über die Bestellnummer beim Lieferanten verknüpft ist oder die gleiche GTIN wie der Fremdartikel hat. Die Tauschoption kann für alle Artikel oder nur für markierte Artikel angewendet werden. Wenn ein passender Artikel im eigenen Artikelstamm gefunden wird, kann optional die Verknüpfung mit dem Kataloglieferanten im Artikelstamm festgelegt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Textvergleich aufzurufen, wenn Bedarf an einer genaueren Überprüfung besteht.
Es ist zu beachten, dass die Funktion nur in bestimmten Statuszuständen durchgeführt werden kann. Im Vorgang ist der Status "Erfasst" und "Angebot" erforderlich, während im Bestellwesen der Status "Erfasst" Voraussetzung ist.
Wichtig zu wissen ist, dass beim Tausch des Artikels das Lagerkennzeichen des eigenen Artikels nicht automatisch übernommen wird. Das bedeutet, dass das Lagerkennzeichen in der Vorgangsverwaltung, im Bestellwesen, beim Buchen von Eingangsrechnungen und in der Nachkalkulation separat eingetragen werden muss. Diese Entscheidung wurde getroffen, da Artikel in verschiedenen Lagern geführt werden können und das Hauptlager nicht immer das passende Lager ist. Daher wird beim Tausch kein Lagerkennzeichen gesetzt, und es liegt in der Verantwortung des Nutzers, das entsprechende Lagerkennzeichen manuell einzugeben, um Lagerbuchungen korrekt durchführen zu können.