Bisher war es ein bekanntes Ärgernis im Arbeitsalltag: Hatte man sich beim manuellen Erfassen einer Eingangsrechnung in der Belegart vertan oder schlicht vergessen, die Einstellung von „Rechnung“ auf „Gutschrift“ zu ändern, blieb meist nur der radikale Weg. Der bereits erfasste Beleg musste komplett gelöscht und mit allen Daten neu angelegt werden. Mit der aktuellen Version gehört dieser unnötige Arbeitsaufwand der Vergangenheit an, da in der Ribbon-Bar des Eingangsrechnungsbereichs nun die neue Funktion „Belegartwechsel“ zur Verfügung steht.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Belegart einer bereits erfassten Eingangsrechnung mit nur wenigen Klicks nachträglich zu korrigieren. Nach dem Betätigen des Icons öffnet sich ein Sicherheitsdialog, der abfragt, ob die Änderung der Belegart tatsächlich durchgeführt werden soll. Erst nach Ihrer Bestätigung mit „Ja“ wird die Umstellung vorgenommen, während Sie den Vorgang mit „Nein“ jederzeit abbrechen können.
Wichtig: Diese Funktion ist ausschließlich für manuell erfasste Rechnungen vorgesehen. Bei automatisiert eingelesenen Dokumenten, wie beispielsweise ZUGFeRD-Rechnungen oder ELO-Invoice-Belegen, bleibt das Icon in der Ribbon-Bar ausgegraut und kann nicht genutzt werden. Dies ist eine bewusste Sicherheitsmaßnahme, da die Vorbelegung bei diesen Formaten direkt aus den Rechnungsdaten stammt und zur Gewährleistung der Datentreue nicht eigenhändig verändert werden darf.
Die Änderung wird auch im Protokoll zur Bestellung eingetragen.