In Vorgängen werden zu einzelnen Positionen immer wieder Bilder und weitere Dokumente benötigt. Diese können sich teils bereits in den Stammdaten zugeordnet sein, oder auch an anderen lokalen Speicherorten vorliegen. Durch OMD (Open Master Data) sind oft auch Bilder und Dokumente beim Lieferanten hinterlegt.
In den Vorgangspositionen gibt es daher nun eine Funktion mit der für mehrere Positionen Bilder und Dokumente zur Position abgerufen werden können. Dokumente wie Beschreibungen werden dabei in den Vorgangsordner kopiert.
Beim Aufruf können Sie mit den Startoptionen das Verhalten einstellen über die Optionen „Alles“, „“Nur registrierte Bilder“ und „Noch nicht zugeordnet“. Dabei wird mit Auswahl „Alles“ auf alle Quellen für Dokumente und Bilder zugegriffen. Mit „Nur registrierte Bilder“ werden Bilder und Dokumente angezeigt, aber nur bereits Bilder die bereits zugeordnet sind in den Stammdaten bzw. als aus OMD zugeordnet wurden. Die Auswahl „Noch nicht zugeordnet“ zeigt nur Bilder und Dokumente, die noch keiner Position zugeordnet wurden.
Sie können hier auch eine Einstellung setzen, damit diese Auswahl immer so getroffen wird.
Die gesamte Auswahl kann auch eingeschränkt werden, dass nur lokale Daten verwendet werden.
Mit „Weiter“ werden die Daten abgerufen.
In der Übersicht der Ergebnisse können im linken Bereich „Artikel“ die eingelesenen Positionen ausgewählt werden. Zum jeweiligen ausgewählten Artikel sind rechts unter Bilderauswahl und Dokumentenauswahl die gefundenen Bilder und Dateien aufgelistet. Die Bildeinträge können wahlweise als detaillierte Liste oder Übersicht unter Kompakt angezeigt werden.
Mit den Checkboxen rechts wählt man die Einträge, die in die Vorgangspositionen übernommen und dabei in den Vorgangsordner kopiert werden sollen.
Sie können die Dateien vorab einsehen mit einem Klick auf „Öffnen“ in der Spalte „Anzeigen“.
Im unteren Bereich des Fensters sind zwei Checkboxen, mit der wahlweise bei der Übernahme alle bereits vorhandene Bilder bzw. Dokumente aus den Vorgangspositionen entfernt werden.
Die Bilder können mit der Combobox rechts oben gefiltert werden, damit wahlweise alle, nur bereits ausgewählte, nur registrierte oder noch nicht zugeordnete angezeigt werden. Sind in der Position Stücklistenartikel, dann kann hierüber auf Stücklistenartikel gefiltert werden.
Mit dem OK Button werden schließlich die gewählten Dokumente in den Vorgang eingelesen.
Die Vorbelegung für die Einstellung zum Abrufen aller, registrierter oder noch nicht zugeordneter Bilder und Dokumente kann mit dem Zahnrad rechts oben geöffnet werden.
In der Einrichtung zur Vorgangsart ist im Abschnitt „Positionen erfassen“ der Parameter „Bilder aus Artikel übernehmen“ mit den Einstellungen „Ja“, „Nein“, „nur aus Eigenen“ und „nur aus Fremden“ zu finden. Dieser bestimmt welche Quellen für die Funktion „Bilder & Dokumente einlesen“ verwendet werden: alle, keine, eigene Stammkataloge oder fremde Kataloge.