Wenn man Rechnungen für Lieferungen oder andere Leistungen an Unternehmen in anderen EUMitgliedsstaaten erstellt, verwendet man die Rechnungsarten "Ausland EU" oder "Ausland EU Bauleistung". Nach dem aktuellen Gesetz werden Lieferungen von einem Unternehmen in einem EUMitgliedsstaat an ein anderes Unternehmen, welches in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ist, im Ursprungsland von der Mehrwertsteuer befreit. Das liegt daran, dass die Besteuerung im Land des Empfängers stattfindet.
Ein Unternehmer, der solche innergemeinschaftliche Lieferungen tätigt, muss jedoch sicher sein, dass sein Kunde in einem anderen Mitgliedstaat der Mehrwertsteuer unterliegt. - Und zwar bevor die Gegenstände mehrwertsteuerfrei versandt werden, da der Versender sonst die Mehrwertsteuer möglicherweise selbst zahlen muss. Das heißt:
Zur Rechnungsstellung wird die USt-Id-Nummer des Kunden benötigt. Der Rechnungsaussteller ist verpflichtet, die Gültigkeit der von seinem Kunden angegebenen Mehrwertsteuer-Nummer / Umsatzsteuer-Id Nummer (USt-IdNr.) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) regelmäßig zu überprüfen. Bei wiederkehrenden innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen soll die USt-IdNr. vom Kunden regelmäßig geprüft werden.
Damit das Programm online beim BZSt die UST-Id-Nummern Ihrer Kunden und Lieferanten prüfen kann, wird der reale Absender der Anfrage benötigt: Ihr Betrieb im Adressstamm
Sollte Ihr Betrieb über keine USt-IdNr. verfügen, kann keine Prüfung vorgenommen werden. Sie müssen einmalig eine UST-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis für Ihren Betrieb beantragen. Falsche oder fremde USt-IdNr. an der Stelle verursachen Fehler und rechtlich unbrauchbare Prüfergebnisse, da nicht der Nachweis erbracht werden kann, dass Sie die Prüfung vorgenommen haben.
Die grundsätzliche Prüfung der USt-Id.-Nr. in Business five aktivieren Sie in der Einrichtung in den Einstellungen der jeweiligen Vorgangsarten im Abschnitt „Rechnung drucken“
Aktiviert wird die Funktion durch Ihre Festlegung wie lange (in Tagen) eine geprüfte USt-IdNr. in Ihrem System gültig gekennzeichnet wird, bevor sie erneut online durch PASST.prime / Business five geprüft wird.
Nun wird am Kunden- und Lieferantenstamm am Datenfeld USt-IdNr. die Gültigkeit und die zurückliegende Protokolle angezeigt.
Anwendung in den Kundenstammdaten: Prüfung der USTID-Nummer
Mit dem Button: löst man manuell eine Gültigkeitsprüfung für diesen einen Kunden aus.
Die Zusammenfassung wird mit dem Prüfdatum und mit dem Status angezeigt:
Status:
- „ungeprüft“: die USt-IdNr. der Adresse wurde bisher nicht geprüft oder geändert.
- „ungültig geprüft“: die USt-IdNr. der Adresse ist falsch oder nicht mehr gültig
- „geprüft“: die USt-IdNr. der Adresse ist gültig – einfache Bestätigung darüber, ob eine ausländische USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist.
- „qualifiziert geprüft“: über die reine Nummern-Abfrage hinaus geprüft, ob die folgenden Adressdaten mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen:
Firmenname (einschließlich der Rechtsform – wird aus Name1 und Name2 kombiniert)
Ort
Postleitzahl
Straße/Haus-Nr.
Es findet die gleiche Internetabfrage statt, die manuell über die Internetseite des BZSt aufgerufen werden kann:
https://evatr.bff-online.de/
UStID-Protokoll:
Im Adressstamm zum Kunden/Lieferanten rufen Sie das Protokoll zu der USt-IdNr.
sind die einzelnen Rückmeldungen des BZSt einzusehen:
Die RückmeldeCodes die im Protokoll des BZSt verwendet werden, werden im unteren Bereich in einer Übersicht aufgeführt.
Nachfolgende ErrorCodes könnten die Rückmeldungen enthalten:
Geprüft werden grundsätzlich nur Kunden/Lieferantenadressen deren voreingestellte Rechnungsart entweder „Ausland EU“ oder „Ausland EU Bauleistung“ lautet. Genauso verhält es sich in den Vorgängen: Es wird nur eine UST-Id-Nr. geprüft, wenn im Zusammenhang die Rechnungsart entweder „Ausland EU“ oder „Ausland EU Bauleistung“ gewählt wurde.
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) läßt grundsätzlich nur die Abfrage von USt-IdNr. zu deren Unternehmen im EU-Ausland. Auszug aus dem FAQ des BZSt:
Neben der Einzelprüfung, steht Ihnen auch eine Massenprüfung über das Funktionsmenü der Stammdaten zur Verfügung:
Nehmen Sie keine eingrenzende Selektion vor, werden sämtliche Kunden und Lieferanten Einträge mit USt-IdNr. UND Rechnungsart „Ausland EU“ oder „Ausland EU Bauleistung“ beim BZSt online auf Gültigkeit geprüft. Im Anschluss bekommen Sie ein Protokoll angezeigt, dass über den Umfang und die Ergebnisse der Prüfungen informiert. Die Einzelergebnisse werden im jeweiligen Adressstamm im USt-Id-Protokoll dauerhaft einsehbar sein.
Beim Rechnungsdruck findet eine automatische Gültigkeitsprüfung statt.
Mit der Hinterlegung der Gültigkeit in Tagen in der Einrichtung wird nun automatisch in der Vorgangsverwaltung bei Verwendung der Rechnungsart „Ausland EU“ oder „Ausland EU Bauleistung“ beim Druck der Belegart "Bestätigung, Lieferschein und Rechnung“ die USt-IdNr. des jeweiligen Kunden geprüft. Zunächst wird intern geprüft, ob das Datum der letzten Prüfung kürzer zurückliegt, als der definierte Gültigkeitszeitraum im Tagen:
(Einrichtung siehe oben)
Sollte der Zeitraum abgelaufen sein, wird sofort eine Online-Prüfung durchgeführt und das Ergebnis am Kundenstamm erneut gespeichert.
Sollte dabei die Prüfung negativ verlaufen – die USt-IdNr. ungültig sein, wird eine Meldung ausgegeben
und der Belegdruck wird abgebrochen. Die USt-IdNr. im Kundenstamm sollte auf korrekte Eingabe geprüft werden. Sollte die Prüfung weiterhin negativ verlaufen, ist die Angabe vom Kunden inkorrekt. Die Rechnungslegung sollte mit Steuerausweis „Ausland EU (Steuer)“ erfolgen.
Im Modul Stammdaten – Listendruck „Kunden“ und „Lieferanten“ kann das USt-IdNr. Prüfprotokoll mit ausgedruckt werden: